新时期关于档案管理数字化de几点思考.pdfVIP

2011年6月刊 商品与质量 理论研究 新时期关于档案管理数字化的几点思考 口蔡天叶 (深圳市体工大队 广东深圳 518035) 摘 要：随着计算机技术的快速发展，网络信息技术的普遍应用，档案管理数字化成为大势所趋。本文通过分析档案数字化的优势，及档案 数字化工作的原则，进而提 出加强档案管理数字化的几点途径。 关键词：档案管理；数字化；途径 今计算机技术和网络技术为核心的现 应 当有效保证档案信息的完整性。每个 期冷备份、异地桥份、磁带备份、光盘备份等， 代化信息技术的蓬勃发展 ，已经将人类带入 专题的档案应当全部进行数字化 ，不能视档 满足电子档案 期保存的需要。 了前所未有的信息社会。社会数字化建设和 案信息 内容的重要程度、敏感程度等删减数 3、确保网络环境的安全 ， 档案事、的发展呼唤档案数字化建设，在新 字化内容，避免人为造成档案信息不完整现 制定和完善规章制度，加强权限管理，做 形势下如何提高档案数字化管理水平，更好 象出现，给档案管理和提供利用造成障碍。另 剑合理分配和有效监督；采用物理隔离、防火 地开发利用档案资料 ，促进档案工作的发展， 外，要注重维护体育档案原貌，必须减少对原 墙、入侵榆测、病毒防范等技术保证网络运行 成为档案．L作人员面临的重大课题和担负的 件可能造成的损害。应当对数字化、缩微、仿 安伞 ，并及时修补漏洞，对防火墙和防病毒软 历史责任 。 真复制、 定整理等工作进行统筹规划、合理 件实现命天候 自动升级：采用安全认证、数据 一 、 档案数字化的涵义及优势所在 安排，尽可能不拆卷扫描，杜绝多次拆装卷和 加密、信息隐藏等技术保证电子档案在传输 1、涵义 重复扫描。 过程 中的安全。 所渭档案数字化 ，是指应用数据库技术、 2、排序原则 4、完善我闻档案管理数宁化的法律法规 数据压缩技术、高速扫描技术，将 以纸张等为 应当优先建 文件级 目录数据库，为开 体 载体的传统介质档案，转化成二进制的数宁 展令义数宁化工作奠定基础。要注重基础工 面对 电子档案的发展现状，档案管理数 编码形式，形成结构有序的档案信息库，使其 作的质量。档案数字化是应斤J计算机等相关 字化工作迫切需要理论上的指导，促进其实 通过 算‘机网络进行 接传播，提供快速、便 技术对档案数据进行高效管理 ，档案数据的 践一r：作，避免无章可循的现象。电子档案的 键的信息利用服务。 详略、对错决定着数字化 作的成败 。应 当 管理是一项极其复杂的技术工作 ，与纸质档 2、档案数字化的优势 时档案案卷进行准确无误的分类、著录、整 案管理不尽相旧，迫切需要档案管理数字化 第 一，档案数字化可以节省档案存储空 理、编页，建立高质量的案卷 目录和文件 目 的各项标准、法规的建立，以防止有长远保存 间，使得档案信息储存更完整。利用计算机的 录，为数字化丁作奠定坚实的基础，从源头上 价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭 存储宅间，可以将纸质档案以数字形式存储任 杜绝计算机管理的差错 。 受损失。所以，在技术环境中进行的档案管 计算机 内部，这就叮以避免大量的纸质档案资 3、便利原则 理数字化工作，不论从理论还是实践都需要 料的堆积。纸质档案经过长时间存放及翻阅， 数 化的丰要 目的是方便利用 ，同时保 相应 的电子档案政策与法规相支持。同时， 材料容易破损或残缺，而转化成数字形式存储 护原件。对已经数字化的体育档案 ，要及时 在完善我闻电子档案的法规体系时，应兼顾 于计算机 内， 会因为长时问存放及翻阅而损 鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将无 电子档案工作理论与实践需要。 坏。第二，档案