青岛市企业电子文件归档与管理规则26675.ppt

* * 青岛市企业 电子文件归档与管理规则 适用于企业、科技事业单位对电子文件的归档与管理 1 范围 2 引用标准 电子文件归档与管理规范 GB／T 18894—2002 3 定义 电子文件： 指在数字设备及环境中生成的以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。 归档电子文件： 指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件。 举例各单位所产生的电子文件类型: 制发的公文 接收的公文 数码照片 数码影像 数字音频 CAD制图 数据文件 扫描文件 随机文件 其它 · 真实性 · 完整性 · 有效性 · 背景信息 · 元数据 电子文件应该具备的特性: 4 收集 要求一：电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负责，档案部门负责其监督和指导工作。 要求二：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式及其属性，收集时应转换为XML或TXT格式。 (注:现阶段支持word、pdf) 要求三：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式 要求四: 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，如果与数据库连接应将数据库文件一并收集整理 如autocad,illastaotor等设计软件的版本 要求五: 用视频设备获得的动态图像文件，收集时应按MPEG2方式压缩 要求六: 用音频设备获得的声音文件，收集时应转换为MP3格式 要求七: 由计算机多媒体技术制作的多媒体文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整 .如:powerpoint软件制的课件应该注明是97或是2000或是2003或是XP,各版本制做出的课件的格式都是PPT,但有可能显示有异样 要求八: 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集 要求九: 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的各类参数、管理数据等数据文件，应与电子文件一同收集 ,如:数据库的日志文件等 要求十: 计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序，收集时必须收集软件的源程序及其开发、编译工具 要求十一: 归档的电子文件收集时应转换成本规范要求的格式，因技术原因无法转换的，必须将相关软件一并收集 要求十二:归档的电子文件均应在《归档电子文件登记表》中登记。对于跨年度完成的项目，要分段积累、归档 －－相当于交接目录 归档电子文件登记表 档号 备注 形成年度 保管期限 责任者 题名 序号 要求十三:积累过程中应采取备份制，及时按照要求制作电子文件备份 要求十四:《归档电子文件登记表》应由经档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成，并与备份文件一同保存 5 整理 · 整理方法 1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘或磁带，档案部门予以协助、指导 2 管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件应以不同的保管期限为单元，按照电子文件形成时间的顺序分别拷贝至相应载体 3 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元，按照归档电子文件类别分别整理。 产品图形、图像类文件按其隶属或分类编号顺序排列；建设项目按前期文件、监理文件、施工文件等顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中。 底图电子文件的管理应按照图幅或实体分类的管理方式排列 · 整理方法 · 整理方法 4 照片、声像类文件形成的图像、声音等电子文件，按照形成时间的顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中 5 计算机程序按形成时间顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中 6 电子文件应与其相对应的《归档电子文件登记表》、说明文件及由档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成的著录文件同时拷贝至载体中。其构成如下图所示 · 整理方法 根目录 说明 归档电子 著录 电子 文件 文件登记表 文件 文件子目录 一件电子 一件电子 文件子目录 文件子目录 电子文件 注： 如果没有软件，应手工建立与要求内容一致的要目录 解释： ①说明文件 以“readme.TXT”命名 内容包括项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密级、制作人、检查人、制作时间、 电子文件类别代码 G—图形文件 I—图像文件