XX学院OA办公系统方案.doc

XXX 协同办公管理系统 建设方案 成都网邮科技有限责任公司 目 录 1、项目背景 1 1.1建设背景 1 1.2项目目标 1 2、系统的设计思想和应用价值 2 2.1系统的设计思想 2 2.2组织中的常见管理问题的解决之道 4 3、经济和社会效益预测与评价 12 3.1经济效益预测 12 4.、项目技术方案 12 4.1技术方案 12 5、项目风险分析 14 5.1项目实施的风险 14 5.2项目规模、功能、性能、需求不完全确定性分析 15 6、产品功能介绍 16 6.1产品系统平台及体系架构要求 16 6.2产品功能要求 16 6.3产品系统安全要求 18 1、项目背景 1.1建设背景 XXX是经四川省人民政府批准、教育部备案设立的一所面向全国招生的公办全日制综合性普通高等院校。学院始建于1934年，并于1958年开始专科层次学历教育，悠久的办学历史积累了丰富的办学经验，70年来为国家培养了大量的技术、管理人才，一大批毕业生正在各行各业的生产建设岗位上发挥着重要作用。随着近几年高校的飞速发展，学院的建设越来越大，管理越来越复杂，尤其是多系部、多校区间的高效办公协作及明确管理是对于学校及领导而言非常重要。以及学校成为廉政风险建设标杆学校。传统的办公模式已经不适应现在学校发展的要求，很多工作会出现一定的偏差、效率始终没有得到最大化的提升等等，鉴于这种情况及学院的发展，学校可以尝试新型的协同办公方式，来适应学院的发展及提升工作效率。 1.2项目目标 通过前期与XXX的沟通，我们了解到，现在XXX行政人员300左右，师生有7000人左右，学院多、部门多等等，各部门、学院、教师、行政人员在办公过程中的流程控制不够清晰、先进的方法没有得到有效传递、多年办公经验没有得到沉淀。办事效率不高，公文、文件传递、审批等事项都需要人为的进行送达，时间有效性很低。 全校现在没有统一知识管理、资料历史办公档案不能实现电子化共享； 校领导对下属工作计划执行情况不能及时了解，较难实现监督和检查。往往很多事情都是事后了解。 行政员工对于签字盖章的风险性没有足够的重视和醒觉。出现事项扯皮推诿，不按照规定时间处理学校事务。 在此背景下，学校可以先进的计算机和通信技术为主要手段，通过办公平台以实现XXX关键办公应用为导向，搭建一个覆盖整个学院的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。 1、通过OA系统平台，搭建一个领导决策支持系统和员工办公信息平台。 2、建立执行流程、解决手工处理办公事务的繁琐、滞后及无法进行信息统一管理和分析的问题；实现学校各部门、各人员之间的信息共享和协同工作，以提高学校管理水平和效率。 3、实现网上协同办公，实现文件收发管理、文件报送、分发等多种对内、对外服务功能和办公业务的自动化，实现学校内无纸化办公。 4、规范行政办公和审批流程，文件审批、报送，实现学校与各上下级机构之间无纸化办公，改善现有靠人工传递、发传真、打电话的传统办公模式。 5、建设一套高效的信息沟通平台和信息交流与共享机制，采集和积累各类信息资源并实现共享，使学校各部门、各学院内部的通信和信息交流快捷畅通，为领导督办、辅助决策提供最大限度的支持。 6、实现办公管理流程自定义与规范化管理相结合，高速快捷。 7、通过协同管理、内部BBS、公告、调查、计划管理等多种渠道以实名形式向领导提交申请和意见建议，实现学校内部的有效沟通交流。 8、基于INTERNET技术，实现跨部门、跨地域的知识、能力、资源的应用，使组织中的每一位成员在任何地点都能享受到组织的支持。 9、使学校各部门、各学院的办公业务和管理规范化、合理化、高效化 2、系统的设计思想和应用价值 2.1系统的设计思想 2.1.1 融合先进的技术和现代办公管理理念 协同管理软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件。它有三个显著的特征：第一是以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；第三是以管理组织中占信息总量80％的“非结构化”信息为重点。 2.1.2 强调“以人为中心”的管理理念 协同管理就是基于为组织中协同事件建立责任关系的管理方法；协同管理软件是以人为中心，通过信息化手段，为学院中每个人构建协同工作平台，通过对每个协同事项建立可视化流程的责任关系，对其过程、结果进行有效监督管理，加强人与组织的财、物、时间、信息之间的效率，在实现个人形成良好的、长期的工作