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会计电算化对档案管理的影响刍议 江苏省人民政府法制办公室 蒋玉娟 摘要：会计电算化是会计发展史上一次重大的革命，对传统的会计产生了很大的影响。本文从档案范围、管理要求等几方面对会计电算化对传统会计档案及其管理方式产生的影响进行了分析探讨。 关键词：会计电算化 会计档案 管理 会计电算化是会计发展史上一次重大的革命。电子计算机技术全面在会计工作中的应用，使会计数据、处理及传输高度自动化、电子化、无纸化、实时化和动态化，会计档案以全新的面目出现。会计电算化对传统的会计档案及其管理方式产生的影响主要表现在以下几个方面： 一、会计档案的范围扩大 众所周知，传统的会计档案是指各会计主体在会计核算活动中直接形成的、作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据。在传统的手式操作情况下，形成的会计档案均为纸质介质，主要包括会计凭证类（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证）、会计账簿类（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿）、财务报告类（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告）、其他类（银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）。 在会计实施电算化后，上述纸质介质的会计档案同样存在，只不过这些纸质档案的形成不再是手工记录（原始凭证除外），而是通过计算机打印输出的，是电算化会计档案的书面表现形式。同时，会计档案还增加了以下内容：一是存储在计算机硬盘及其他磁性介质或光盘中的会计电子数据以及存储这些数据的介质本身，如存在计算机中的记账凭证数据，会计账簿和会计报表的电子数据以及备份在软盘、光盘中的数据；二是会计软件的程序文件本身及其相应的数据结构文件、各种使用维护说明书、会计软件的系统说明书、用户操作规程及使用手册、会计科目及科目代码表、会计报表格式及取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式、财务软件的编程语言、数据库系统类型等；三是保障会计软件正常运行所需的软硬件资料。 二、对会计档案管理的要求加强 会计电算化后，随着档案内容和载体范围的扩大，对会计档案管理的要求也发生了相应的变化。 1、对书面会计档案的管理要求 实行电算化后，书面会计档案不仅包括计算机输出的会计资料，如账簿、报表、财务报告等，还包括会计软件所包含的资料。对计算机打印输出的各项会计资料应同传统方式下的手工资料一样，由有关人员签名、盖章后装订成册保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。书面会计档案保管的具体要求如下：⑴现金日记账和银行存款日记账要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。⑵现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册，在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。⑶在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。 2、对磁性介质或光盘档案的保管要求 实行电算化后，对磁性介质或光盘档案最重要的是在选用保存会计档案的存储介质时，要特别注意选用质量较好、可靠性较高的存储介质，因为存储介质的质量关系到会计档案能否使用，决不能选用廉价质次的假冒伪劣不良介质，以免因小失大造成不可挽回的档案损失，确保电算化会计档案安全。选好存储介质后首先要按档案管理规范加以分类和排列，使之系统化、条理化、有序化。一是登记编目，包括文件名、存放物理地址等。二是确定保管单位，一般而言，一个盘片就是一个保管单位，盘片也存在“立卷”问题，每个磁盘的前端有“卷标”，是本磁盘的识别信息，相当于传统档案的封面，卷标含有识别符，用字母和数字表示磁盘分类与编号的卷号、卷题名、文件起止年月、保管期限等。三是著录与检索，一般而言，信息系统形成的电子文件本身具有信息检索的功能，因此不必另行著录和建立检索工具，但当电子文件数量较多时也可以按照“档案著录规则”著录案卷级（一个盘）的卡片或书本式目录，既可以用纸介质，也可用磁介质。 由于电算化档案存储在磁介质或光盘上，根据这些信息载体的物理特性，形成这些档案时应以只读形式保管，准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间、所使用的会计软件版本和操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭。备份盘应贴写好保护标签，存放于铁皮柜中。在