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办公文档数据库建设的基础 牛晓梅 (总参通信部档案馆北京100840) 摘要本文阐述了前期的技术准备在档案数据库建设中的重要性。介绍了打好数据库建设基础的12个步骤，列出了文本信息标 准、描述标准、Web服务标准等各种标准，可供文档数据库建设时参考。 关键词需求分析档案数据库建设 数据库是计算机组织信息的一种重要形式。对于拥有庞大信息的档案管理部门，利用数据库来组织管理检索档案信息是一种 必然的方式。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相连接，利用计算机系统 进行管理，形成一个有序结构的办公文档信息库，及时提供利用，实现资源共享。笔者结合工作实际，针对文档信息库建设的前j{Ij准 ’ 备工作谈谈自己的认识。 一、数据库建设的前期技术准备在软件开发过程中的重要性 数据库建设是信息化进程中的一个重要环节。它服从于软件工程中的一般规律。我们所说的前期技术准备就是指需求的分析 与挖掘，这是软件jl：程中的重要环节。 获取用户的切实需求是数据库管理软件开发中最关键，最需要交流且最难充分沟通的工作。一般，我们最容易误认为，用户最 了解他们自己的需要，只要我们认真听明白，去干就行了。其实，他们可能不清楚需求是什么，或者不清楚如何以一种精确的方式米 描述需求；其次，用户可能对计算机系统的最新进展缺乏了解，一个系统可能会有不I一类型的用户，而每个用J。uj能只知迫UL斋 要的局部功能，而不了解系统的整体情况。所以用户与开发人员之间的交流很容易出现障碍，忽略TN些都认为足“很明显”的信 息。最后是需求的确认，因为需求的不稳定性往往随着时间的推移产生变动，使之难以确认。需求分析如果不充分、不确定，就会给 第二阶段的系统分析、概要分析带来困难，甚至使数据库的软件工程前功尽弃，或者功能上存在局限性。 二、数据库建设前期技术准备的步骤 科学的需求获取活动一般要经历12个步骤，它们分别是用户群分类、建立联合团队、确定使用实例、召开联合会议、分析用 户工作流程、确定质量属性、检查问题报告、需求重用、用户培训、硬件设施调研和编写需求文档。也可以根据项目的具体情况进行 适当的裁减，比如根据项目和用户情况把召开联合会议改成问卷调查或者座谈会等等。 1、用户群的分类 用户在很多方面存在着差异，例如：使用系统的频度和程度、应用领域和计算机系统知识、所使用的系统特性、所进行的业务过 程、访问权限、地理上的布局以及个人的素质和喜好等等。我们可以把这些不同的用户分成不同的用户类。用户类不一定都指人，也 可以包括其他应用系统、接口或者硬件，这样做使得与系统边界外的接口也成为系统需求。将用户群分类并归纳各自特点，详细描 述出它们的个性特点及任务状况，这有助于需求的获取和系统设计。 2、选择用户代表 每类用户至少选择一位能真正代表他们需求的人作为代表，并且能够做出决策。用户代表往往是三类人：对项目有决定权的领 导、熟悉业务流程的专家、系统最终用户。每一个用户代表者代表了一个特定的用户类，并存那个用，rLl类和丌发者之问充止I接口，用 户代表从他们所代表的用户类中收集需求信息，同时每个用户代表又负责协调他们所代表的用户在需求表达上的不一致性。 0A2006论文·267· 3、建立联合团队 建立一个由用户代表和开发人员组成的联合小组来获取需求。联合小组将负责识别需求、分析解决方案和协商分歧，小组成员 可以采用会议、座谈讨论、电话沟通、电子邮件、综合办公系统等方式进行交流。 4、正确使用实例 ． 一个单一的使用实例可能包括完成某项任务的许多逻辑相关任务和交互顺序．使用实例方法给需求获取带来的好处来自于该 方法是用以任务为中心和以用户为中心的观点，可以使用户更清楚地理解和认识到新系统允许他们做什么和怎么做。要注意的是， 在描述中不要涉及设计界面细节，比如“用户从下拉框中选择产品类型”． 5、召开联合会议 最常见的需求获取方法是开会或面谈。会议通过紧密而集中的讨论可以将用户代表与开发人员间的合作伙伴关系付诸于实践 并能由此拟制出需求文档的