淡江大学会议管理作业规范.docVIP

淡江大學會議管理作業規範 秘書室97.02.2製 壹、目的：使本校會議之召開能順利圓滿達成，達到集思廣益之效能，並提升會議庶務工作效率。 貳、範圍：本校所有會議適用之。 参、作業流程 一、會前準備 (一) 決定開會時間及地點 1. 確定出列席者--視會議性質不同而定。 2. 決定開會時間。（含資料提供及回條擲回時間） 3. 申請借用會議室。 4. 開會通知稿簽核：由權責單位主管核定。 (二) 發開會通知單 1. 開會通知單內註明如有提案或報告資料，請於限期內提出，以便彙整。 2. 倘議案已確定，可在開會通知單備註欄明列，不再徵詢議案。 3. 會議議程已確定者，可一併寄發。 4. 視會議性質及規模分別使用制式之開會通知單。 5. 視會議性質或需要附回條，調查出席與否及食、宿、交通。 (三) 彙整提案或報告資料，提案亦可與開會通知單一併寄發。 (四) 製發會議議程 1. 依彙整之提案或報告資料編製議程。 2. 各單元加註起迄時間。 3. 陳核。 4. 於會前送交出席人員事先研議，並請其攜帶與會；若無法於會前送達時，則於會場分送。 (五) 布置會場 1. 依回條資料編製簽到單、座位表、名牌；準備餐盒（含素食）；安排交通車/停車位；安排住宿。 2. 視會議性質或需要訂/掛紅布條；或請相關單位支援特殊事項。 3. 準備會議用品--如紙、筆、資料袋、錄音帶、輔助視聽器材、電腦、上網…等。 二、會議進行 (一) 召開會議 1. 提早至會場--協助出席者於「簽到單」簽到及就座。 2. 視需要提供主席相關資料--如上次會議紀錄或相關資料。 3. 聯繫出席--電話聯繫尚未到場者出席，使出席人數達到法定開會人數。 4. 報告開會人數--向主席報告應出席及已出席人數。 5. 依會議程序進行 (1) 主席報告 (2) 宣讀上次會議決議案執行情形（若無，可省略） (3) 業務工作報告（若無，可省略） (4) 專題報告（若無，可省略） (5) 提案討論 (6) 臨時動議 (7) 列席指導致詞（若無，可省略） (8) 主席指示或結論（若無，可省略） (9) 散會 (二) 記錄 三、會後整理紀錄 (一) 整理紀錄 會議紀錄整理原則如下： 1. 要層次分明，段落清楚，語句通順，避免錯別字。 2. 務求簡潔精要，只記錄重點，而非逐字記錄每一個人的發言。 3. 以記錄討論的結果為要，而非鉅細靡遺地記錄討論的細節。 4. 應忠實於發言人的原意，不可以加上任何主觀意見。 (二) 紀錄核定 1. 視需要會相關單位。 2. 陳核：一級（含）以上紀錄陳報校長；內部工作會議必要時得陳報副校長及校長。 (三) 分送紀錄：將已核定之紀錄分送出席人員及相關單位。 (四) 紀錄歸檔：由業務承辦單位指定人員保管；校務會議與行政會議紀錄由文書組歸檔。 (五) 其他 1. 決議執行情形--彙整決議案或指示事項相關單位執行情形，以便列入下次會議報告，或可視會議性質於下次會議前再行辦理。 2. 經費結報--將會議期間所支付之各項費用報銷，依會議性質不同辦理或不辦理。 肆、一般原則：作業流程所述為承辦會議之一般原則，因各會議性質不同，其作業流程可簡化或加強。 伍、相關文件：內政部頒布之會議規範。 陸、相關表單表1：開會通知單 表2：會議議程 表3：會議簽到單 表4：會議紀錄 表5：會議紀錄陳閱單  表1 淡江大學○○○開會通知單 受文者：如出、列席 會議名稱： 開會時間： 年 月 日（星期 ） 午 時 分 開會地點：○○校園○○○ 主持人： 聯絡人及電話：○○○職稱（分機：○○○○） 列席指導：（若無，可省略） 出席者： 列席者：（若無，可省略） 副本：會議支援單位（若無，可省略） 備註： 一、響應紙杯減量，請自備環保杯。（項次請自行調整） (蓋章戳) 表2 淡江大學○○○○○○會議議程 時 間：○○年○○月○○日（星期○）○午○時○分 地 點：○○校園○○○ 主 席： 紀錄：○○○ 列席指導： 出 席： 列 席： 壹、報告事項（起迄時間） 一、主席報告 二、上次會議決議案及指示事項執行情形 三、各單位業務報告（若無，可省略） 四、專題報告（若無，可省略） 貳、討論事項（起迄時間） 提案一：○○○○○○。（○○○提） 說 明： 決 議： 參、臨時動議（起迄時間） 提案一：○○○○○○。（○○○提） 說 明： 決 議： 肆、列席指導致詞（若無，可省略）（起迄時間） 伍、主席結論或主席指示事項（若無，可省略）（起迄時間） 陸、散會（時間） 表3 淡江大學○○○會議簽到單 時 間：○○年○○