议组织与服务 教学课件 韦志国_第三章 会后收尾工作 第一节 参会人员的送别服务.pdfVIP

会议组织与服务课程教案（第三章） 授课题目 第一节 参会人员的送别服务 课时安排 1 1.了解送别工作需要做好的准备工作 教学 2.熟悉送别参会人员的方法与要求 目标 3.掌握会议费用的结算方法，能够开具规范的发票 教学重点 送别参会人员的方法与要求 教学难点 会议费用的结算方法，开具规范的发票 授课类型 理论、练习 教学方式 讲授、案例 教学资源 多媒体 一、做好送别准备工作 1.返程票务准备 会议组织者应提前做好参会者车票、机票或船票的登记预售工作。 组织者应事先了解参会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意 愿。 返程票购买回来以后，组织者应当选择适当的时间将票发给参会人员，并 收回票款。 2.送站安排准备 3.协助参会者做好返程准备 教学基本 会议组织者应提醒参会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种 内容与教 学设计 物品。提醒参会者及时和会务组结算各种账目，开好发票或收据。 二、结算会议费用 1.收款结算 收款结算，即向参会者收取费用并为其出具发票。在某些类型的会议中， 参会者需要支出一些费用，一般包括会务费、资料费、住宿费、参观费、路费 等。 开具会议住宿发票时，需要向宾馆酒店索取盖有印章的正式发票。 发票开具还应注意，必须按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性 如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。 2.付款结算 付款结算，即向某些特定的参会者（例如演讲嘉宾）和会议服务提供商、 设备租赁商支付费用。 三、安排人员送站 和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，在短时间内需要大量 车辆送站，因此会议组织者应提前安排足够的车辆和人员为与会人员服务。如 果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站 之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会 人员能及时到达车站或机场以免延误行程。 四、安顿暂留人员 由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不能离开，需要主办方继续 做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外 地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。暂 留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应 合理安排费用，尽快完成全部工作。 在为参会人员预定返程票时，应注意哪些事项？ 课内练习 小李有一次去某市参加电子产品交流会。按照会议通知要求，他交了1000 元的会务费，组织方开具了发票。可是当他回到单位报销费用时，财务处工作 人员告知他发票无效，原因是发票上没有加盖公章。小李几经周折联系到了会 议组织者，对方十分肯定地说他们出具的是正规发票，不可能没有公章。小李 课后作业 只好将这份没有公章的发票快递给了对方，在证据面前组织者只好重新开具了 一份规范的发票。思考回答下面两个问题： 1.在这个案例中，会议发票没有加盖公章的原因可能有哪些？ 2.会务费如果开具成发票的话，应该使用哪种类型的发票？