会议管理办法(6页).docVIP

会议管理办法 为提高会议质量及效率，发挥会议的功能及作用，特制定本办法。 会议类型及出席人员 股东会：全体股东或股东代表，召集人：董事长 董事会：全体董事（非董事参加会议须有董事的授权委托书）；列席：监事及公司高级管理人员；召集人：董事长 监事会：全体监事（非监事参加会议须有监事的授权委托书）；列席：总会计师；召集人：监事会召集人 党政联席会议：党支部委员、总经理、副总经理、各总师、总助；召集人：党支部书记 总经理办公会：副总经理、各总师、总助；列席：会议相关人员；召集人：总经理 计划调度会：副总经理、总师、总助及各部门负责人。召集人：总经济师 项目进度协调会：总经理、相关副总经理、工程管理部门人员。召集人：主管副总经理 合同审定会：总经理、各总师、项目经理、律师；列席：其他相关人员；召集人：总经理 全体员工大会：公司在岗员工；召集人：总经理 其它会议：指定人员或有关人员；召集人：主要议题责任人 会议组织及要求 股东会、董事会、监事会：董事会秘书负责会议的组织。三项会议均需按公司章程的有关规定提出议题、报送会议文件、安排会议时间并做好会议的组织工作。 总经理办公会：原则定于每周一下午召开，遇特殊事情不能召开时，会议时间可顺延。在确有需要时亦可召开临时会议。办公室负责议题的组织并落实参加会议人员。 计划调度会：原则定于每周召开一次，必要时根据需要召开临时会议。经营部负责会议的组织，承担公司年度计划及总经理办公会决议事项的任务与资源分配、监查、预警、调度、反馈与评议职能。 项目进度协调会：根据需要召开，主管副总负责会议的组织，各项目经理应对本项目工程进度及拟议事项做好准备。 合同审定会：根据需要召开，经营部负责会议的组织，讨论重大合同前应向参会人员通报基本情况（重大合同应提供合同样本），以便参会人员有充分时间对合同条款进行审查。 全体员工大会：不定期召开，由办公室负责会议的组织，员工非特殊原因不得缺席。 其它会议：会议召集人负责会议的组织并落实参会人员，涉及部门、人员较多的会议，一般应提前二天提出会议计划（包括议题、时间、地点等）并负责通知参会人员。需发放文件或资料的，会议召集人应提前做好相关准备。 各种会议应议题明确，紧凑高效。会议的召集人或组织者要掌握议题的内容，注意会议的引导和节奏的控制，参会人员应精力集中，发言时应言简意赅，充分表达个人意见。 为提高会议效率，重要事项可采取先务虚后上会的方式，充分交换意见，勾通思想，基本达成共识后再上会决策。 会议服务的内容由会议组织部门填写任务单，办公室和物业部等相关部门协助共同完成。 会议内容 股东会、董事会议定的事项 根据公司章程的规定，对企业年度经营计划重大投资、高级管理人员任免、机构设置、财务预、决算方案、利润分配方案等事项进行审议并形成决议。 总经理办公会议定的事项 研究解决工作中的重要事项； 研究公司发展战略及计划； 传达上级领导的讲话及文件精神； 公司各项规章制度的修改完善； 公司部门经理的任命建议； 公司员工的考核； 计划调度会议定的事项 审查各部门制订的月度工作计划，确认业务接口的服务内容与工作任务； 对各业务部门的任务分配权重的设计、平衡、调整和确认； 根据公司经营业务运行情况，有效调度业务、人力与资金等管理资源； 帮助各部门协调与解决关键工作中的难点、矛盾与问题，有效协同业务部门推进工作目标的实现； 对各部门月度工作计划执行情况进行检查、监督与评价，负责确认未完成计划任务的主客观原因； 对实现总目标下的业务协调权、督察权及资源调控建议权，并具有保证对实现总目标重大问题的报告权。 项目进度协调会讨论研究的事项 各部门在阶段工作期间内需要相互配合解决的问题； 对下一阶段工作安排及预期需要解决的问题； 项目进度协调会上不能确定的事项应形成文字报告，提交总经理办公会研究解决。 合同审定会讨论议定的事项 对需签署的各类经济合同、协议，就其条款的合理性、经济性、完备性进行审定。 对工程建设过程中发生的变更、洽商，就其必要性、可行性、经济性进行审定。 员工大会 听取公司工作情况通报； 传达经理办公会所作出的重大决定和公司体制改革方案等事项； 传达上级领导的指示精神及有关文件精神； 听取公司业务招待费使用情况的报告； 关系全体员工切身利益的事项； 其它会议 由会议主办部门确定会议事项。 会议管理 会前准备 要有明确的议程及相关文件，并在会前发给各参加会议的人员，使他们能有充分的时间准备相关的资料，会议中使用的文件应在调查研究的基础上形成，要做到事实清楚，情况明了，主题明确。 要有明确的会议目的，开会通常为了三个目的：分享信息、沟通讨论和决策。 要明确会议的主题，围绕主题有的放矢做好充分准备。评估每一议题的真正价值，根据每项议题对公司长期内在价值的影响大小或者紧急重要性，来确定议题的