秘书礼仪 教学课件 姜倩第五章　秘书办公室礼仪 第五节　秘书文书礼仪.pdfVIP

秘书礼仪课程教案（第五章） 授课题目 第五节 秘书的文书礼仪 课时安排 3 熟悉电子邮件礼仪、使用MSN 的礼仪、商务书信礼仪，掌握特殊书信的 教学 礼仪规范。 目标 1．电子邮件的书写礼仪 教学重点 2 ．特殊书信的书写格式要求 教学难点 特殊书信的书写格式要求 授课类型 理论、讨论 教学方式 讲授、讨论、示教 教学资源 多媒体 一、电子邮件礼仪 1．电子邮件的基本格式 一封完整的电子邮件由开篇、正文和结尾三部分组成。对电子邮件的内 容应严格遵守语法、标点符号等规则。 1 （）收件人 2 （）主题 编写主题时注意以下几点： 1）电子邮件一定要注明主题，在电子邮件的主题栏里，发信人要用短短 教学基本 内容与教 的几个字概括出整个邮件的内容，让收件人能权衡出邮件的轻重缓急。 学设计 2 ）邮件的主题必须明确，尽量具体，最好不超过十五个字，让人一目了 然，并便于保留。 3 ）应避免使用抽象的词语或是问候作为主题，以免对方无法立刻识别内 容。 3 （）正文。 编写正文时，要注意以下几点： 1）在电子邮件中，为分清所谈事项的轻重缓急，可以用一两个句子来表 达主要内容，如有需要再写一段来加以说明。 2 ）为方便收件阅读，电子邮件应简短，不宜使用太多的修饰语。 3 ）电子邮件的结尾应附上电话、邮箱地址或者网址，以方便工作联系。 4 （）署名。 5 （）回复。 2 ．电子邮件的书写礼仪 1 （）称呼要礼貌。 2 （）不使用网上聊天的语言。 3 （）内容要正确。 4 （）电子邮件越短越好 5 （）语言要流畅。为了便于阅读，语言要流畅，尽量避免生僻字、异体 字。 6 （）及时回复。 7 （）紧急邮件的处理。 8 （）页面整洁。 9 （）标点符号要慎重。 10 （ ）小心使用附件功能。 11 （ ）定期检查时间标示。 12 （ ）检查语法和错别字。 3 ．电子邮件的处理 1 （）分类保存邮件。 2 （）分类处理各类邮件。将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件， 然后进行分类，如需要上司本人阅读的，就存入相应的文件夹。如果是根据上 司授意回复的邮件，就要协助上司在规定的时间内处理相关事宜。如果是以上 司的名义回复，就要在语气上予以注意，并从上司的信箱发出。如果以秘书的 名义发送，就要说明邮件内容为上司授意。如果可任由秘书代为处理的，或转 给其他相关负责人，或由秘书本人回复。 3 （）如果发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，就要设置回执， 如果对方末能及时回复，就要用电话了解情况。 4 （）如果邮件需要上司审阅或批改，就要打印出来送给上司，然后负责 回复或传达。 5 （）重要的邮件应及时进行保存。 二、使用MSN 的礼仪 1．在MSN 的状态前署名 2 ．注意发送的内容 3 ．谨慎使用图释 4 ．学会使用状态说明 5 ．要注意礼貌 6 ．工作时间不私聊 三、商务书信礼仪 1．信封和信纸要求 1 （）信封的书写有固定的格式。 2 （）写信应注意信封与信纸的选择。 3 （）重要信函要慎重对待。 2 ．信函内容的要求 1 （）称谓。