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第6章 制作学校信封和学生通知单 本章将制作某学校的公函信封和年终学生成绩通知单。通过本实例读者可以详细掌握信封和标签及邮件合并的应用方法，进而掌握使用Word制作单个或批量信封和信件的技巧。本章主要内容包括利用信封向导制作中文信封、利用信封和标签功能制作单个信封、通过邮件合并功能批量制作信纸等。通过本章的学习，用户可以具体掌握标签、邮件合并的使用技巧。 6.1 案例分析 在实际工作中经常会遇到批量制作信封和信件的问题。如果一封一封手动制作然后打印，无疑工作效率将十分低下。特别是遇到大量目标任务的情况，可能需要耗费大量的宝贵时间在重复性机械劳动上，比如客户问候信、会议组织者为某会议制作并邮寄与会人员身份卡等。对这类问题如果使用Word 2007的信封和邮件合并功能则只需几十秒即可完成，其对工作效率的提高无疑一目了然。 本实例中通过信封向导和邮件合并功能制作的信函效果如图6.1、6.2所示。 6.2 知识点热身 本案例主要用到的知识点有用信封制作向导、信封和标签、邮件合并等。这些功能在完成批量任务时效率非常高，其原理就是将重复性的劳动交给电脑。本节就对这3方面知识点做一些介绍，以了解其相关应用方法。 6.2.1 信封制作向导的设置方法 相当大一部分商业信函需要以实物的形式进行邮寄。而对于普通用户来说各类信封的规格和繁琐的机械性输入相当耗时耗力。信封制作向导可以制作单个或批量印制各类常用规格的信封，这大大减轻了普通用户的工作量。 信封制作向导分4个主要步骤： 6.2.2 信封和标签的应用 办公中经常需要制作单个信封或文档标签，如果手写则显得不够规范，而打印这种非常规文档对普通用户又有较大难度。这时信封和标签功能为用户提供了完善的解决方案。 创建、打印或保存信封的方法如下。 6.3 具体操作步骤 掌握了相关知识点后，下面进入制作步骤。具体包括使用信封制作向导批量制作信封、利用邮件合并批量制作信纸、利用信封和标签功能制作单个信封等。 6.3.1 批量制作信封 首先制作信封部分，在制作前用户应该建一个Excel成绩记录表格或Text成绩记录文本，因为Word支持Text或Excel形式的数据源。下面开始制作。 6.3.2 使用邮件合并功能制作信纸 信封制作完毕后就可以制作信纸了，对于大量学生的成绩单。如果手动一封一封填写，既费时又费力，又容易出错。对此类问题使用邮件合并功能则可将简单、机械的劳动交给电脑，既可以大幅提高效率，又可以保证准确度。 6.3.3 使用邮件和标签功能制作单个信封 工作中经常遇到不能批量制作的特殊信件，例如本案例中某同学两家长分居两地，故在批量制作完毕后仍需为其外地的另一家长单独打印一封成绩信函。 6.4 案例总结 本案例主要应用了Word 2007的信封制作向导、信封和标签及邮件合并功能批量制作了学校信封和学生成绩通知单。下面就这些功能使用时的注意事项进行说明，并对使用的一些细节问题予以说明。 6.4.1 邮件合并功能详解 如果希望创建批量文档（如信函、电子邮件、信封、标签和目录等），可以使用邮件合并。每个信函或标签含有同一类信息，但内容各不相同。例如，在致客户的多个信函中，可以对每个信函进行个性化设置，如称呼每个客户的姓名。每个信函或标签中的唯一信息都来自数据源中的条目。 邮件合并过程需要执行以下所有步骤。 （1）设置主文档，主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。新建一空白文档，以便使用下一步的命令。 （2）单击【邮件】→【开始邮件合并】→【开始邮件合并】按钮，进入邮件合并步骤。 （3）选择需要创建的文档的类型。 6.4.2 创建和打印包含不同标签的标签页 用户可以创建包含不同标签的标签页。例如，可以创建姓名标记标签页，其中每个标记都是用个人姓名进行个性化设置的。 6.4.3 设置默认寄件人地址 对于经常使用信封和标签等功能的用户来说，每次都需重复输入寄信人地址无疑十分浪费人力。Word 2007提供了设置默认寄信人地址的功能，设置方法如下： （1）单击【Microsoft Office】按钮，在下拉菜单中单击【Word选项】按钮，打开【Word选项】对话框。 （2）单击【高级】按钮打开右侧选项卡。下拉至【常规】选项组，设置【通讯地址】文本框内容为用户的通讯地址，本实例为“江苏省苏州市开发区实验中学 06级一班”，如图6.56所示。 6.5 常见问题解答 信封和标签、邮件合并等功能在实际工作中可以大幅节省工作量，且可以规范文档。一个正规的文档和合适的制作方法可以体现一个员工的技术水平和工作素质。但由于很多初级用户对此功能接触较少，故常遇到各类问题。下面就一些常见问题予以解答。 6.5.1 使用POSTNET条码或FIM-A代码 在Wo