ZX02-GL02内部沟通管理办法.docVIP

1 目的 为了建立上情下达、下情上知，促进全公司上下、横向在不同的岗位上能统一思想、统一认识；并做到努力方向一致，相互密切配合。 2 适用范围 公司内部上对下、横向之间、下对上的沟通沟通均属之。 3 引用标准和文件 ISO/TS16949:2009 质量手册 4 职责 4.1 总经理委托技术质量部负责保证公司各部门之间就质量体系相关事宜沟通渠道的畅通； 4.2 各部门负责推动本部各成员之间沟通及横向联络； 4.3 沟通发出者明确描述事实表达清楚意图； 4.4 沟通接收者应该积极做出相应反应； 4.5 发生争议时由上级主管协调、并裁决； 5管理内容 5.1 沟通过程： 5.1.1 沟通过程说明： 对公司内上对下、横向之间、下对上的沟通过程。 5.1.2 沟通内容： 序号 沟通过程 沟通内容 1 工作职责 配合部门职能职责、配合人岗位职责、本部门职能职责、本人岗位职责。 2 公司发展方向、基本要求 公司经营方针、目标、发展方向、经营计划、事业计划，公司质量方针、目标。 3 制度、规定 本厂各项规章制度、规定、文件。 4 质量意识 质量管理基本概念、基本知识了解，了解所从事工作对公司、顾客会产生什么样的影响，了解本职工作对产品质量形成的重要程度，对法律、法规、相关文件要求、工作技能和相关工具的掌握。 5 生产、质量表现 相关数据，顾客的反馈。 6 工作建议、工作计划 部门间协调事项，上级下达给下级的工作计划。 7 员工呼声 员工对公司的意见，需公司协助解决的问题。 5.2 沟通方式： 5.2.1 沟通流转要求： 确保公司内上对下、横向之间、下对上的沟通得到充分的沟通与了解，避免出现沟通传递不畅通现象。 编制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期： 5.2.2 沟通形式： 序号 1 2 3 4 5 沟通形式 图 表 文字 图、表、文字组合、影像 口头表达 5.2.3 沟通流转表： 序号 沟通分类 沟通方式 1 工作职责 看板、会议、文件 2 公司发展方向、基本要求 看板、会议、计划书 3 制度、规定 看板、会议、文件 4 质量意识 看板、会议、文件 5 生产、质量表现 报表数据表、看板、会议 6 工作建议、工作计划 会议、计划书、沟通联络单、电话、传真、电子邮件 7 员工呼声 合理化建议箱 5.3 发送沟通： 5.3.1 发送沟通时应选择适当的沟通方式，保证覆盖所有接受者，并被所有应接受者正确理解； 5.3.2 当沟通可能直接影响其他部门、其他人工作进程、安排和结果时，发送者必须按照5.3.1的规定及时发送沟通； 5.3.3 利用以下时机发送沟通： 5.3.3.1 会议： 5.3.3.1.1 例会： 公司惯例每周或每月主持质量例会，各部门参加。要求参加人员提前5分钟到会，在《会议签到表》上签名，综合部记录并形成《会议纪要》。《会议纪要》在必要时发送相关人员。遇有特殊情况需要调整时，在办公室看板上通知。 5.3.3.1.2 非定期会议： 非定期会议至少应提前4小时通知相关人员，以电话或看板或《会议通知单》形式通知。如遇紧急情况（顾客停线、重大质量问题等），需由总经理或授权人员召开会议。会议参加人员必须提前5分钟到会，在《会议签到表》上签名，办公室记录并形成《会议纪要》。《会议纪要》在必要时发送相关人员。 5.3.3.2 看板：利用看板这一目视管理工具呈现沟通；办公室、办公室、制造管理部均要有一块以上管理看板，管理看板内容最少每月更新1次； 5.3.3.3 文件：将相关的沟通以书面文件的形式进行发布、宣传使接受者能够充分了解发送者的要求； 5.3.3.4 计划书：将经营计划、工作计划发布给执行者，使其充分了解本部门、本人工作目标、项目、 内容和要求； 5.3.3.5 报表、数据表：各部门管理数据、工作项目进行状况，按《数据分析管理办法》，利用报表、数据表进行呈现； 5.3.3.6 沟通联络单：需其他部门、人员协助解决的难点问题、复杂工作任务，由需求部门填写《沟通联络单》，交相关部门会签认可，并在每周工作例会上予以跟踪确认。 5.3.3.7 合理化建议：综合部每月收集员工提交的合理化建议，在周例会上讨论建议的可行性，确定可行的建议，依据《持续改进管理办法》实施改善； 5.3.3.8 电话、传真：利用电话、传真传达沟通；及时传达到相关部门，必须保证当日传真在当日传达到当事人。 5.3.3.9 内部局域网：在电脑上设置共享文件夹，及时得到相关沟通及数据。 5.4 接受沟通： 5.4.1 沟通接受者主动接受通过各种渠道传送的沟通，积极参加会议、查阅文件、阅读看板等； 5.5 协调： 5.5.1 接受者对于不明确的沟通，要与发送者进行协调，可请求发送进一步明