3.内外部沟通管理程序.docVIP

香港金亨实业有限公司 东莞市凤岗圆峰五金加工部 文件类别 程序文件 文件编号 GH-QPM-003 版 本 号 A/0 文件名称 内外部沟通管理程序 页 次 1/3 文件修订记录 序号 日期 修订前内容 修订后内容 版次 修订人 香港金亨实业有限公司 东莞市凤岗圆峰五金加工部 文件类别 程序文件 文件编号 GH-QPM-003 版 本 号 A/0 文件名称 内外部沟通管理程序 页 次 2/3 1．目的 为了确保内外部所有质量管理资讯能得到及时准确的收集、传递、回馈及有效的处理与管理，特制定本管理程序。 2．适用范围 本程序适用于对本公司内外部质量管理资讯的沟通与处理。 3．定义 质量管理资讯：是指与本公司质量管理有关的需要传递的各种内外部信息。 4．职责 4．1 业务部：负责客户资讯的收集、传递、沟通与处理。 4．2 采购：负责供方及采购市场信息的收集、传递、沟通与处理。 4．3 品管部：负责客户、供方及内部质量要求等综合讯息的收集、传递、沟通与处理。 4．4 行政部：负责政策法规、人力资源及公司相关决策事项信息之传达。 以及相关投诉信息的处理与答复。 4．5 各部门负责各自工作范围内之资讯的传递与沟通处理。 4．6 文控中心:负责需要保存的内外部资讯的收集与保存。 5．工作程序 5．1资讯的分类 a．外部资讯包括: 客户、供方、认证机构、检测机构、媒体等机构的相关信息。 与产品有关的政策、法规、条例、标准及产品标准类信息等。 内部讯息包括: 正常讯息。如：质量方针的有效性、适宜性与充分性之审查、质量目标达成情况、产品的测量记录、内部审核与管理评审报告，以及公司决策需传达或体系运作的其它记录、员工的合理建议等。 不符合讯息。如：体系内部审核时开出的不合格报告，纠正预防措施处理单、日常质量检验异常报告等。 3．紧急讯息。如：出现重大质量事故情况的讯息与处理记录等。 5．2 讯息的收集/处理与沟通工具 讯息可采用书面记录、公告栏、会议讨论交流、电子媒体、声像设备、 香港金亨实业有限公司 东莞市凤岗圆峰五金加工部 文件类别 程序文件 文件编号 GH-QPM-003 版 本 号 A/0 文件名称 内、外部沟通管理程序 页 次 3/3 厂报厂刊及内部网络等工具进行沟通与传递。 5．2．1外部讯息的收集与处理 a．业务、品管部：负责客户有关产品质量与服务方面的要求、结果回馈及与产品有关的法律法规、检测结果等信息的收集、处理与传递。 b．采购、品管部负责对供方来料质量、检测报告、承诺书，来料交期及相关服务要求等信息的沟通、传递与处理。 c．人事部：负责政府主管部门、媒体等机构的讯息收集及来自上述相关方投诉的处理和答复。 d．各部门：负责本部门内部及跨部门工作信息的传递、沟通与处理。 5．2．2内部信息的收集与处理 a．正常信息的处理：各部门依照相关文件规定直接收集并传递日常的信息，品管依照相应程序文件规定，向相关部门传递质量目标的达成及产品监测情况等。管理者代表负责内部的审核与管理评审结果等信息的传递。 b．不符合信息的沟通处理方式依照《不合格品控制程序》、《纠正与预防措施控制程序》中之规定进行。 c．紧急信息的沟通处理：发生重大质量问题时，由发现部门速将信息传递给相关权责部门进行处理。必要时可召开紧急沟通会议。 5．3 在沟通处理过程中产生的各种记录，依照《质量记录管理程序》中之相关规定执行。 5．4 各单位应依照《文件与资料管理程序》中之规定，对接收传递的各种信予以分类保存。保存期限依《质量记录管理程序》之规定执行。 6．相关文件 6．1文件与资料管理程序 GH-QPM-001 6．2质量记录管理程序 GH-QPM-002 6．3不合格品控制程序 GH-QPM-019 6．4纠正与预防措施控制程序 GH-QPM-021 7．相关记录 7．1会议记录 （GH-QER-012） 7．2内部联络单 （GH-QER-013）