会议中出现的常见问题.doc

会议中出现的常见问题 　　无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的会展策划师经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题： 　　1：需要做些什麽? 　　会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。 　　2：谁来筹划会议? 　　从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。 　　会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。 　　1　善于与人共事 　　２　善于注意小节 　　３　善于解决问题 　　４　善于与人协商 　　５　能够管理会议财务事宜 　　６　熟悉酒店运作 　　７　能够安排恰倒好处的菜单 　　８　能够熟练操作电脑 　　９　能够熟练地与视听服务公司打交道 　　10　能妥善接待贵宾和外国客人 　　11　熟知各种礼仪 　　12　行事果断、执着 　　会议筹划者的任务： 　　１　 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 　　２　制定会议议程 　　３　了解可供使用的场所和设施情况 　　４　选择或提议合适的场所 　　５　检查并比较各项设施 　　６　 安排交通事宜 　　７　协调会务工作人员的活动 　　８　招收、培训会务人员和广告人员 　　９　制定可行预算或按既定预算安排有关工作 　　10　确定各项工作的时间安排 　　11　视察选定的场所和设施 　　12　与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司) 　　13　确定印刷公司 　　14　安排食品、饮料有关事宜 　　15　讨价还价 　　16　同会议发言人和各位贵宾进行联系 　　3：主要会议类型： 　　1 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。 　　2 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。 　　3 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。 　　4 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。 　　5 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。 　　6 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。 　　7 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。 　　4：会议筹划步骤： 　　目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些： 　　# 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策 　　# 引入新事物或介绍新人员 　　# 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题 　　# 讨论如何赢利 # 赢利 　　5：在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了： 　　1 预计召开会议的日期; 　　2 会议预计召开几天; 　　3 打算在什麽地方召开会议; 　　4 会议形式或程序是什麽; 　　5 需要多大的场地; 　　6 以前开过这样的会议吗?结果如何; 　　7 将有多少人到会; 　　8 会议预算是多少; 　　9 与会者对费用开支很在意吗? 　　10 打算选用什麽级别的酒店和设施; 　　11 打算选用最高级的房间标准是什麽; 　　12 谁来制作会议邀请函; 　　13 会议需要向与会者打印相关资料吗? 　　14 会议的发言人有哪些? 　　15会议需要什麽样的视听设备; 　　16 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次; 　　17 与会者可以携带家属吗? 　　18 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗? 　　19 有谁来承担这些活动的费用。