COP-0401 文件记录控制程序.docVIP

1. 目的 通过对与公司质量管理体系有关的文件（包括适当的外来文件，如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、客户技术文件等）的控制，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、评审、发放、保管及更改得到有效控制，使公司的各项工作均能够依据正确的指示进行。 2. 适用范围 适用于公司所有质量管理体系文件和其它与质量有关的文件的控制， 引用文件 3.1《质量手册》 QM 4. 主要职责和权限 4.1 文控：负责公司质量管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档、保管、发放及其它相关工作，监督执行和公司所有记录/表格的管理。 4.2 各部门：负责本部门文件的控制，对本部门记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。 5. 程序 5.1文件的编制、审核与批准按下述规定执行： 文件类别 编制 批准 质量手册 管理者代表 总经理 程序文件 部门负责人 经理/管理者代表 技术文件/作业指导书 责任部门 部门负责人 5.2文件的分类和编号 公司所有已审批生效的质量手册、程序文件、技术文件/作业指导书、记录表格由文文控统一编号，编号方法如下： QM 质量手册 COP-□□ □□ WI-□□□- □□□ QR-□□□-□□□ 5）部门代号如下： PMC QC ENG PRD HR PMC部 品管部 工程部 制造部 人力资源部 6) 各部门亦可根据需要自行制定文件的分类和编号工作指示。 7) 部门序号由各部门自行制定。 5.3质量管理体系文件的有效性控制 5.3.1质量管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本（参考文件）。 受控原版为不加盖印的签字原件，仅作为复制用途。 受控副本为受控原版的复印件，加盖红色 “文件受控”印章，作为公司使用的合法文件。公司不允许使用“文件受控”印章变黑的非法复印件，以确保质量管理体系文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。 非受控文件副本为受控原版的复印件，加盖红色“参考”印章，作为提供给顾客或公司以外人员使用的合法文件。公司内部不允许使用加盖红色“参考”印章的文件。 5.3.2为确保文件的有效性，公司采用版次控制最新有效版次。版次采用字母加数字方式，如A0、A1，B0、B1等，表示第一版A版未经修改、A版第一次小改、B版未经修改，B版第一次修改，以此类推。版次超过5次转换为下一个版本，如A5修订后转换为B1 5.3.3 文控应制定质量手册、程序文件的《文件控制清单》，确保各部门使用最新有效的文件。当质量管理体系文件更新时，相应的《文件控制清单》应及时更新。 5.4质量管理体系文件发放 5.4.1文件发放由文控将文件复印，加盖红色 “文件受控”印章，填写《文件发放回收记录》统一发放，同时让接收人在《文件发放回收记录》上签字。 5.4.2记录空白表格作为规范填写方式的文件，其发放由文控按《质量记录一览表》，进行统一管理和控制，不需要再加盖印章。 5.5质量管理体系文件的保管和借阅 5.5.1质量管理体系文件的受控原版由文控负责统一归档保管。质量管理体系文件的受控副本由各部门持有人负责保管。 5.5.2如公司内部员工需要暂时借阅某种质量管理体系文件，填写《文件借阅申请表》，经管理代表批准，到文控或相关部门办理借阅和归还手续。 5.6质量管理体系文件的更改 5.6.1在公司质量管理体系运作过程中，各种因素均可导致质量管理体系文件的更改，其更改原因、更改内容由相关人填写《文件更改申请单》，交相关部门会签，管代或其授权人批准，部门负责人依据《文件更改申请单》对原文件进行更改。 5.6.2质量管理体系文件的更改必须经过审批，以保证修改之适宜性。 5.6.3 文控接到已审批的更改文件后，应更新受控原版，复印更改的质量管理体系文件并加盖红色“文件受控”印章后，按《文件发放回收记录》换回作废旧版，发放新版。 5.6.4质量管理体系文件的非受控副本不受管理体系文件修改的控制。 5.7质量管理体系文件的作废 对于已作废的质量管理体系文件原版，由文控统一保管，加盖红色“报废”印章。作废的质量管理体系文件受控副本由文控加盖红色“报废”印章，统一销毁。 5.8外来文件的管理 本公司外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、客户技术文件等。 5.8.1编号 外来文件以原文件编号为准，无编号时，由文控按接收时间先后为准进行登记。编号原则为接收年份+流水号。 5.8.2外来文件的有效性控制 1）外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规等，由相关人员确定其有效性，文控加盖红色“文件受控”印章，并登记有效外来文件的清单。客户技术文件，由工程部审查其有效性，并分别登记《文件控制清单》。 2）文控应通过相关政府部门