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公文规范与材料写作（讲稿） ? 办公室工作千头万绪，但归结起来不外乎三件事：办文、办事和办会。办事和办会都离不开办文，办文是办公室工作的基础性工作。办文质量和效率的高低，直接影响办公室工作的质量和效率，对内可以反映办文人员的综合素质，对外则代表机关和企业形象。 2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》，从2012年7月1日起施行，首次实现了党政机关公文纸型、文种、版式、格式标准的统一。这虽是党政机关的公文处理规定，对企业同样适用。因为企业经常与国家机关有公文往来，企业的公文处理规范原则上参照国家公文处理规范。 ? 公文格式规范 ? 拟定公文是一项严谨、严肃的工作，必须遵循公文格式化原则，认真落实规范化要求。公文格式是公文的脸面、公文的气质、公文的尊严。做好公文格式规范化工作事关公文权威性和文件的贯彻落实，不是小事，而是大事，每一位拟文工作人员都应予以重视。 一、????? 规范公文格式的基本概念 （1）????? 什么是公文格式 公文格式是指公文的规格样式，是由纸型、版心和周围空白尺寸以及系列公文要素构成的特定文书形式。按照这种特定格式拟制形成的公文，经程序签批上报下发后，具有相对独立性、特殊权威性和法定效力，明显区别于其他文字材料。 （二）怎样规范公文格式????????????? 主要有三种方法可供参考：重点是抓头、看尾、顾正文。 1．抓头。看人先看脸，看文先看题，看公文首先是看红线以上部分。这个部分是“红头文件”的重要标志。应根据公文的具体情况，看文种标志是否正确，份号、密级和保密期限、紧急程度是否需要标注，发文字号是否准确，上报公文是否标注了签发人及签发人姓名。 2．看尾。主是看文尾部分。主要是版记部分档注是否按照新的标准执行。按照新的公文格式标准，机关公文不再标注主题词，版记不再标注印发份数。 3．顾正文。就是看正文文体部分。从公文标题、主送机关、公文主体到结束语、附件说明、机关署名、成文日期、附注等要素都要重视，公文类别的具体情况标注清楚。 （三）公文格式有哪些??素构成 公文格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文种、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、发放层次、抄送机关、印发版记、页码等要素构成。 （四）规范公文格式有哪些基本要求 1．要有规范意识。规范就是标准化、正规化。作为文秘人员，要树立规范公文格式就是规范工作方式、行为方式的观念，做到自觉养成、点滴养成。 2.要有责任意识。责任就是担当。一纸“不像样”的公文上报下发，轻则影响单位、企业和个人的形象，重则影响文件的贯彻落实，事关全局，责任重大。 3.要有耐心、细致的作风。公文格式的规范性关健在于它的细节要求。即主要体现在细节上，可谓细节决定成败。注意细枝末节，不可粗心大意。 二、规范公文格式的方式方法及范例 规范的公文格式，在于公文各要素标注和格式印制的标准化。尤其是新旧标准交替后，要改变原有习惯，是比较难以把握的，应该仔细领会。细节比较繁琐，却非常重要，为便于理解，我将从份号开始到最后的版记作逐一介绍。 （一）关于份号 份号（编号），是公文印制份数的顺序号。用6位3号阿拉伯数字标注于公文首面左上角顶格第1行，数字前用特殊符号“№”标示，之后用虚数加实数标示。以第1序号为例，实号前加5位虚数“0”，后标“1”，如“№000001”等。如印发份数超过6位数，则以实有数为准。正式文件的印制份号数字套用红色。 所有密级公文，虽不是密级但内部重要公文应当标注份号，上报下发的密级文件应该逐一登记，以防文件丢失，也便于查询。 （二）关于密级和保密期限 密级即秘密等级，分为绝密、机密、秘密三个等级。保密期限即公文内容的保密时限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级和保密期限标注于份号下方。“密级”如“机密”二字用21磅或3号黑体字，两字之间空1字，如密级与保密期限同时标注则不空字；密级与保密期限中间用“★”号隔开，保密期限中的年限数字用阿拉伯数字标注。保密期限标注与否要视公文保密程度情况确定。最高保密期限相应分为三个档次：绝密为30年，机密为20年，秘密为10年。密级如果没有标注保密期限，超过最高期限视为自行解密。 ? 范例 1 №000001 秘? 密 ? ?? 中 共 * * 省 委 统 战 部 文 件 ???? ??? ???????????????????????? ★ ????????????????????????????????????? ? ? 范例 2： ? №000001 秘密★15年 ? ?? 中 共 * * 省 委 统 战 部 文 件 ???? ??? ?????????????????????