企业文档管理的理念.ppt

企业档案管理—理念与方法 讲师：宫晓东 中国人民大学档案学院副教授，管理学博士 　　中国档案学会理事，国际档案理事会法律事务委员会委员。 E-mail: zuishig@ 时间安排 上午：9：00－12：00 下午：13：30－16：00 目录 新时期企业文档意识的构建 企业文档工作体制 企业文档管理实务 如何面对数字式文档管理 新时期企业文档意识的构建 一、企业文档意识的个性化趋势 计划经济条件下： 二、企业文档意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业文档意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业文档意识法治化的重要保障。 3、确保企业文档资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业文档意识法治化的主要目的。 4、确保文档工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业文档意识法治化的重要条件 三、企业文档意识的资源配置化趋势 1、把企业文档作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业文档资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业文档资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。 企业文档工作体制 二、分散式 三、集中与分散结合式 企业文档管理实务 在分类的基础上进行数据清理 二、企业文件的形成、积累与归档 企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件. 文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度: 2、企业文件积累制度 (针对自身所产生的文件) 3、文件归档制度 三、企业文档的价值认定 企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对本公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作: 1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外) 2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利. 3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理. 4.公司档案应坚持少而精的原则. 5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本. 常用立卷的方法: 1. 机构法, 即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位. 2. 时间法, 即将每一年的文件立一个案卷. 1和2经常结合使用,形成机构—年度立卷法. 适用于文书档案或管理性文件的立卷. 3. 问题法, 即将有关一个问题的文件立一个案卷. 适用于部门内文件形成量较大的单位. 4.技术结构法,即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷,适合复杂技术产品的图纸立卷. 5.专业法,即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷,适合工艺文件的立卷. 6. 项目法, 即将同属于一个项目的文件立一个案卷. 适用于小型科技项目. 7. 文种法, 即将同一类型的文件立一个案卷.适用于财会文件和标准文件的立卷. 8.单件法，即将每一份文件立一个案卷。适用于文书档案的立卷。 五、关于合同档案的管理问题 合同书属于法律文件，具有十分重要的意义和作用。一般来说，人们往往容易将合同档案与合同书本身等同起来，其实这是一个误解。合同档案是合同意向产生、明确、协商、成立、执行、善后处理等一系列工作过程的记录，是成套文件的总称。合同书仅仅是其中一个由法律认可受法律保护的文本。而其他合同文件则是记录工作过程，明确具体工作责任的历史凭证。 对于合同档案的管理，应该以合同号为线索，实现成套化管理。 建议本公司应该以已有的管理系统为主体，以合同分类编号体系为准绳，明确合同文件的归档范围，实现合同档案的多渠道检索和有效利用，为维护企业的合法利益提供必要的信息保障。 六、 企业文档的排放与库位管理 收集入库的企业文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种: 1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡) 2.分类排放.即严格按照企业文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留