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甘肃省档案干部培训系列讲座之四 《会计档案管理》讲座 主讲 赵海林 二 O O 五 年 五 月 本讲座主要是讲有关会计档案和会计档案管理的知识与方法，以达到正确的理解和掌握规范的操作方法为目标。 第一讲 会计与会计基础工作 认识会计与会计基础工作，对于做好会计档案工作具有特别重要的意义。 会计 会计是伴随人类生产实践和经济管理的客观需要而产生的一项管理活动。人们进行生产，必然会关心自己的劳动成果，关心用多少劳动时间，消耗多少物资，对比投入产出情况，这就需要把生产过程的经济活动记录下来，会计活动便由此产生。因此，会计是随着生产力的发展，逐渐从生产职能中分离出来的一种管理职能。其本质就是对一定单位的经济事项进行确认、计量、记录和分析、报告，并通过所提供的会计数据做出预测，参与决策，实行监督，以实现最优经济效益的一种管理活动。由此可见，会计是管理国民经济活动的一种重要工具，会计管理就是对机关、企业、事业单位的经济活动进行综合、连续、系统的核算和监督，并以此为主要依据，对经济活动进行定量的分析、预测和控制。 会计的基本职能是会计核算和会计监督。会计核算是会计工作的核心和重点，其基本内涵是：以货币为计量单位，运用专门的会计方法，对生产经营活动或预算执行过程及其结果进行连续、系统、分类、综合、全面的记录、计算、分析，定期编制并提供财务会计报告和其它一系列内部管理所需要的会计资料，为经营决策和宏观经济管理提供依据。在市场经济条件下，会计活动已经渗透到了生产经营和业务活动的全过程，包括对经济业务事项的事前预测、事中控制和事后核算。会计核算的基本要求，一是要以实际发生的经济业务事项为依据，二是会计资料必须符合国家统一的规定，严禁生成和提供虚假会计资料。会计核算的内容主要包括：款项和有价证券的收付；财物的收发、增减和使用；债权债务的发生和结算；资本、基金的增减；收入、支出、费用、成本的计算；财务成果的计算和处理；其它新出现的经济业务事项。会计核算的年度是公历1月1日至12月31日，以人民币为本位币，以人民币“元”为单位。 会计监督是我国经济监督体系的重要组成部分，它通过核算对经济活动依法进行检查，使经济活动按照国家和企业的既定方向和目标健康发展。会计的对象，最基本的就是资金活动情况，如企业里的经营资金、行政事业单位的预算资金、建设项目资金等等。这种资金运动的具体体现，就是企业、事业和党政机关、社会团体在不断地发生着的各种各样的经济业务活动。而对于这每一项经济业务，会计人员都要根据国家有关规定，通过专门的会计核算方法，进行逐项记录和系统整理，如填制和审核会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表等。 二、会计基础工作 会计基础工作是会计工作的基本环节，是经济管理工作的重要基础，与会计档案形成的质量和会计档案管理的水平联系紧密。我国十分重视会计基础工作，颁布《会计法》，把包括会计档案管理在内的会计基础工作纳入了法制轨道。制定了一系列规章、制度，用以规范会计基础工作。1984年4月，财政部发布了《会计人员工作规则》，对建立会计人员岗位责任制、使用会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表、管理会计档案、办理会计交接等问题，做出了具体规定。1996年6月又根据形势发展的需要和以往的经验总结，制定发布了《会计基础工作规范》，对会计基础工作的管理、会计监督、单位内部会计管理制度建设等做出了全面的规范，这一方面为广大会计人员开展会计基础工作提出了准则，使加强和改进会计基础工作有了明确的目标和具体努力方向；一方面，为各级财政管理部门、档案行政管理部门监督检查会计基础工作、会计档案管理工作提供了政策依据和考核标准。 根据会计工作的法律法规、标准规范和会计学的理论，会计基础工作的基本内容可以归纳为以下8个方面： （一）审核原始凭证； （二）根据审核无误的原始凭证或原始 凭证汇总表，填制记账凭证（包括收款凭证、付款凭证、转账凭证和通用凭证）； （三）根据记账凭证逐项登记现金日记账和银行存款日记账； （四）根据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证，逐项登记各种明细分类账； （五）定期根据记账凭证编制记账凭证汇总表； （六）根据记账凭证或记账凭证汇总表或现金日记账和银行存款日记账，登记总分类账； （七）按照要求将总分类账与日记账、明细分类账定期进行核对； （八）根据总分类账、明细分类账定期编制会计报告。 为了从源头上确保会计档案的质量，这里我根据财政部印发的《会计基础工作规范》专门讲一下对会计基础工作的要求。 首先，关于会计凭证的填制要求。原始凭证必须具备：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位的名称、公章和填制人姓名、经办人签名盖章、接受凭证单位名称和经济业务的内容、数量、单价、金额。原始凭证不得涂改挖补。记账凭证必须具备：填制日期、顺序编