第四章 办公自动化软件应用.docVIP

4.3 电子演示文稿软件ＰowerPoint XP PowerPoint XP是创作演示文稿的软件，是Microsoft公司集成办公软件Office XP的主要成员。利用它能制作出文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体的演示文稿。 PowerPoint XP简单易学，无论是初学者还是老用户，通过PowerPoint XP提供的智能向导以及丰富的模板，都能很容易地制作出具有专业水平的演示文稿。 4.3.1 PowerPoint XP 的基本操作 1. 启动PowerPoint XP 启动PowerPoint XP的方法有多种，下面我们将介绍最常用的启动的方法。 (1) 执行“开始／程序／Microsoft PowerPoint”命令如图4-123所示。 图4-123 利用开始菜单启动 (2) 在Windows的“资源管理器”应用程序或“我的电脑”中，双击任何一个PowerPoint XP演示文稿文件，可启动PowerPoint XP并打开该文件。 打开的PowerPoint XP的窗口如图4-124所示。 图4-124 PowerPoint XP窗口 2. 认识PowerPoint XP窗口 PowerPoint XP窗口主要用于编辑幻灯片的总体结构，既可以编辑单张幻灯片，也可以编辑大纲。从图4-124可以看到，该窗口共包括3个窗格：大纲窗格；幻灯片窗格，幻灯片的备注窗格。由标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏组成。 (1) 标题栏 标题栏位于窗口的顶部，它的最左边是应用程序的控制菜单图标。中间显示的是应用软件名和当前的演示文稿名。如果还没有保存演示文稿且未命名，标题栏显示的是通用的默认名（例如“演示文稿1）。最右边的是“最小化”按钮、“还原／最大化”按钮和“关闭”按钮。 (2) 菜单栏 菜单栏的最左边是当前演示文稿的控制菜单图标，中间是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“幻灯片放映”、“窗口”和“帮助”共9个菜单项。单击任一个菜单项，都会弹出一个包括相关操作命令的下拉菜单。 (3) 工具栏 单击工具栏上的按钮可以快速执行一些常用的命令，在默认的情况下，PowerPoint XP显示“常用”、“格式”和“绘图”3个工具栏。由于屏幕大小所限，这些工具按钮并没有全部显示出来。这时，用户可以单击工具栏上的“工具栏选项”按钮来打开一个下拉列表，然后从中选择所需的工具按钮，当使用这些工具按钮后，PowerPoint XP将自动调整工具栏，使这些工具按钮显示在工具栏中，并将不常用的按钮放到下拉列表中。 (4) 状态栏 PowerPoint XP的状态栏位于窗口的最底部。如果在幻灯片浏览视图中，状态栏会显示出相应的视图模板名称；如果在普通视图中，则还会显示当前的幻灯片编号，并显示整个演示文稿中有多少张幻灯片。 (5) PowerPoint XP视图 PowerPoint　XP提供了3种主要视图：普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图． 普通视图 “普通视图”按钮是主要的编辑视图，可用于撰写或设计演示文稿。通常认为该视图有3个工作区域：左边是大纲窗格；右边是幻灯片窗格，用来显示当前幻灯片的一个大视图；底部是备注窗格。 幻灯片浏览视图 单击窗口左下角的“幻灯片浏览视图”按钮，演示文稿就切换到幻灯片浏览视图的显示方式。在该视图中，也可以对演示文稿进行编辑，包括改变幻灯片的背景设计和配色方案、重新排列幻灯片、添加或删除幻灯片、复制幻灯片及制作现有幻灯片的副本,但不能编辑幻灯片的具体内容． 幻灯片放映视图 单击窗口左下角的“幻灯片放映”按钮或按F5键，就开始放映当前幻灯片，按照预定的方式一幅一幅动态地显示演示文稿中的幻灯片，直到演示文稿结束，然后返回到原来的视图中。在进行幻灯片放映的过程中，单击Esc键可以随时退出幻灯片放映。 (6) 改变显示比例 如果发现幻灯片在屏幕上的大小不适于编辑时，可以改变显示比例的大小。 ① 选择“视图” - “显示比例”命令，出现“显示比例”对话框，如图4-125所示。 ② 在“显示比例为”区中选择一种显示比例，单击“确定”按钮。 ③ 如果选择“最佳”单选按钮，则可在窗口中显示整张幻灯片或备注页。如果预设的显示比例选项没有一种适合你的需要，可以在“百分比”数值框中输入需要的显示比例数值。选择适当的比例后单击“确定”按钮。 图4-125 “显示比例” 4.3.2 创建、管理和编辑演示文稿 1. 新建演示文稿. 启动PowerPoint XP时，系统会自动为空白演示文稿新建一张“标题”幻灯片，如图4-126所示。在“新建演示文稿”任务窗格中有4种创建演示文稿的方法。 图4-126 PowerPoint新建窗口 使用内容提示向导创建演示文稿：按照提示