Indi.Office公文流转使用手册.docVIP

北京慧点科技开发有限公司 2007 年 12 月  目 录 目 录 1. 公文配置 0 2. 流程定义 3 3. 发文管理 11 4. 收文管理 26 5. 请示报告 32 6. 文档一体化 36 7. 催办提醒 40 8. 签字库 41 9. 密钥管理 43 10. 待办事宜 44 11. 公文统计 48 公文配置 （1）功能描述 用来生成和配置部门公文库，并对配置信息进行管理。【】【】【】【】【】(文书)、领导、模块分类。修改完毕后，点击提交按钮进行保存，相应的权限和分类会即时发生变化！ （2-3）删除已有公文配置表 系统管理员在系统管理模块下单击“公文配置”标签，进入【】【】应用管理员可以统一管理本应用下的流程定义 图2-1 部门流程库中会有一预制流程：不定流程。该流程不能删除，除了名称（不定流程）之外，其他的信息可以修改。 在这个页面上可以浏览“流程定义”的一些基本信息，如果想查看流程具体定制内容，点击相应的流程就可以看到详细的流程信息了。如下图2-2所示： 图2-2 （3-2）设置审批常用语 点击“审批常用语”进入审批常用语页面，点击“新建”按钮，新建新的审批语，如图2-3： 图2-3 常用语的使用范围分为两种：全部人员和选择人员，当为“全部人员”时，所有用户都能使用这个常用语；当为“选择人员”时，随后会出现“选择”按钮，让您选择要使用这条常用语的人员。“确定”提交后，新建好的常用语会显示在“审批常用语”页面中。如果“添加常用语”为空或是空格，页面会提示“审批常用语不能为空”以是警示。 本程序提供了默认审批常用语。 （3-3）条件域定义 点击“条件域定义”进入条件域配置页面，点击“新建”新建条件域，如图2-4： 图2-4 “域标题”和“域名”都不能为空或空格。“域标题”是显示给用户看的，值一般都为中文字段。“域名”的值为英文字段，“域名”的值来自于Notes数据库，须到数据库中查找。 “类型”是指域名的字符类型，该类型必须与Notes数据库中的类型一致。定义好的域应用在流程定义中的条件分支里。 （3-4）写入域名称定义 该视图的功能为定义写入域的中文名和英文名，使创建流程时将意见写入域中或将用户名写入域中，域的指定可以选择中文名，进入“写入域名称定义”，点击新建按钮，如图2-5： 图2-5 中文域名和英文域名都不能为空。“中文域名”是显示给用户并提供给用户选择的，英文域名的值来自于Notes数据库，需到数据库中查找。 类别分为“意见域”和“用户域”，意见域对应流程中的将意见写入到域中，用户域对应流程中的将当前处理人写入到域中。 （3-5）新建流程 部门文书进入流程定义的页面后，点击右上角的“新建”按钮，进入的页面如图2-6： 图2-6 进入页面后，填写“审批流程名称”、“审批环节数目”，选择“使用流程数据库”等流程属性内容。在“审批环节数目”里填好数字后，页面下端就会出现相应数量的环节属性标签。在 “运行套打/清稿/盖章/编号的环节”属性中输入对应的环节号，则在实际的公文流转过程中该环节就具有相应“套打/清稿/盖章/编号”操作。 环节分为3种：开始环节、结束环节、普通环节。 开始环节和结束环节：为每个流程必须有的环节，只用来标识流程的开始和结束。开始环节的环节号是：0，结束环节的环节号是：9999。 普通环节：此环节定义了比较多的环节属性，如：处理状态、处理人产生方式、提交环节、驳 回方式等。页面如图2-7： 图2-7 下面详细对这些环节属性进行解释： ■禁止委托办理：两个选择，一旦选择“是”，即使处理人交给其他人代办，也会禁止该流程的代办事项，选择“否”，则可以正常由代理人处理。 ■处理状态有多种，可以在下拉框中选择，也可点击“新增”按钮自己添加。 ■处理对象的产生方式（即默认处理人），有四种： 由系统角色计算：选择这个方式后，下方会弹出“处理角色”选项，点击后面的“查找”按钮，便可以选择在用户管理中已经定义好的系统角色。 域名：收发文页面上标题在Notes数据库相对应的英文名称。 现在指定：点击出现的“处理人”对应的“选择”按钮，选择下个环节的审批人。 流程发起人：处理人为本流程的发起者。 无：不指定处理人，但提供人员“选择”按钮，人员的选择范围在随后出现的“选择范围”中设置，如果选择“指定范围”，就需要在“处理人”中指定人员选择范围。 ■是否过滤为本部门人员：三个选择，选择“否”，则对处理人不进行本部门的过滤，还可以