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文书档案信息的开发与立卷创新 知识经济时代的到来，计算机和网络技术的迅猛发展，传统的文书立卷管理工作已适应不了新形势发展的需要，改革创新，已迫在眉睫，必须在改变以往管理理念的同时，改变传统的管理手段。文书立卷改革工作，标志着机关档案工作朝着档案建设规范化、工作目标考核标准化、档案管理现代化的目标又迈进了一步。 　　1.目前档案信息开发工作存在的问题 　　1.1管理结构单一 　　文书档案所占比例偏重，而科技、专业档案所占比例偏小。这样的文书结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄了，因为社会对档案信息的需求是多方面的，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。 　　1.2是档案特色不明显 　　反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案较少，也正因为特色档案没有系统地建立起来，因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。 　　1.3是档案编研工作滞后 　　编研材料存在着重文书轻科技、重历史轻经济的现象，致使编研材料档次低，适应形势发展的编研成果少，编研成果利用率低下。 　　1.4是档案工作者服务意识不足，服务手段单一 　　管理处在封闭状况，向外界宣传较少，对文书档案的结构和内容更是知之甚少。而档案工作者却处于坐等利用的被动服务方式。在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识，依旧把管好档案作为档案工作的重点，没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与经济建设和精神文明建设不相协调。而目前仍有大部分为手工检索，检索效率不高。 　　2.抓好公文制发，为推进档案工作规范化 　　公文是档案的前身，档案是公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准经管理打下牢固的工作基础。明确提出任何时候、任何情况下都要做到“四要”：首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左上角装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手续的实施应用。 　　3.抓住关键环节，进行立卷归档 　　要注意解决好三个问题。 　　3.1是要准确把握文件立卷归档的时效性 　　完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。 　　3.2是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工 　　要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。 　　3.3是坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下 　　要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。 　　4.加强档案信息开发工作，更好为社会经济发展服务 　　4.1是更新观念，强化主动服务意识 　　首要的问题是解决思想认识问题，必须要进一步解放思想，更新观念，牢固树立以经济建设为中心的思想，以邓小平同志“三个有利于”理论指导我们的实际工作，克服“等、靠、要”的思想，破除“等待观望、坐而论道”的消极观念，树立主动服务、主动参与意识，以历史主人翁的姿态，积极投身到档案信息资源开发工作中来。 　　4.2是加强对档案用户的宣传 　　我们必须向社会各界广大档案用户提供利用方面的宣传和指导，提高他们查档案利用的能力。为此要做好五个方面的服务工作： 　　4.2.1介绍文书档案的内容、成分和价值状况。 　　4.2.2介绍利用档案的规章制度和手续。 　　4.2.3介绍档案检索工具及其使用方法。 　　4.2.4介绍利用档案的方式。 　　4.2.5介绍档案编研成果。 　　4.3是丰富内容，提高文书档案质量。就是按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次，多渠道征集和收集档案资料，丰富文书，提高文书质量。从资源结构看，文书档案既要有公务性档案（包括官方机构和半官方机构的公务活动形成的档案），又要有非公务性档案（包括民间机构活动，个