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如何避免电话上的时间浪费 对于有效的时间管理而言，电话同时具有极大的帮助和破坏性。当你利用电话与对方连络时，它就是助力；反之当接到不速的电话时，它就成了妨碍。但是真正的问题是你要让自己成为电话的奴仆或主人。如果不论什么电话你每通都接，你就成了它的奴仆，而你的时间也就落入了他人的掌控。 听任电话的主导，对有些工作而言是适当的，例如当你专事服务类工作时（消防队、警察等）。但对多数主管而言，应急救火只是工作的部分。对于那些电话该接，那些可以暂缓，要学着去分辨。在这二页中，我们试着列出一些方法来帮助你减少电话时间的浪费。或许，并非每种方法都适用于你的工作，但是你应找出二、三种可行的方法，并尽量去熟练它们。  有效的电话时间管理方法 举例说明 1.安排他人接听电话，知道是何人打来以及为了何事，这样做可以使你： (1)用稍后回电的方式，使手上更重要的工作不被打断。 (2)有时间参考档案、资料，以帮助自己的谈话。 (3)避免接听可以由他人（接听电话的秘书或助理）直接处理的电话。 秘书：马先生来电，问您有关韦氏项目的费用合计是多少。 主管：请告诉他我正忙着，需要再过20分钟才能回电答复他所要的数字。顺便请妳把韦氏项目的档案找出来给我。 2.设定不接听电话（紧急事件除外），以及用来回电的时段。这些不得干扰的时段可用来做最优先重要的工作，例如面谈，完成重要建议案等。 秘书：她在一个半小时内不会有空，但是可以在11点到11点半间，或下午3点到3点半之间回您电话。不知道那时候回电对您较为方便。  有效的电话时间管理方法 举例说明 3.训练接听电话的助手处理来电，或将它授权给部门中可以处理的人员。如此一来，既可培养他们的办事能力，又可提供较好，适时的服务给来电者。 来电者：我是史达夫。我想向老乔要这个月的费用数字。顺便想知道下个星期四在高雄的会议他是否要和我一起开车下去。 秘书：乔先生正在忙，不过王小姐也可以告诉您所要的资料。请您稍待，让我看她在不在座位上。至于会议，就我所知乔先生要去参加在台南的另一个会，所以他不会去高雄。 4. 务必要让接听电话者记录下完整的讯息，包括来电的目的，以便准备回电，或决定是否必须回电。这一点须靠着一些坚持与技巧方能做到。 秘书：史先生，可以请您告诉我，您找他有什么事吗？ 来电者：是一点私人的事。 秘书：我这样告诉他，他是不是就会知道了呢？ 来电者：唔…也许不会。（沉默一下）我是想跟他讨论一个投资机会，我想他会感兴趣的。  有效的电话时间管理方法 举例说明 5.对于某些常会短话长说的人，在你打电话给他们时，不妨示范一下有效的电话使用法。告诉他们你打电话所要讨论的事项和所需使用的时间。这样做很可能会影响他们下次打电话给你的方式。 主管：周先生，有三件事我需要你的意见，可能要占用你七、八分钟的时间。你现在有没有空，或是你希望我在什么时候再打过来。 6.对于某些人士，一打电话就容易漫无边际或偏离主题，当他们打电话给你时，要先订下时限。 主管：美丽，很高兴你打电话来。不过五分钟内我一定要去开会。希望够我们讲话。妳找我有什么事呢？ 7.破除来电者非找你不可的习惯。这尤其会发生在较熟识的人身上，他们总喜欢找「上面的人」即使其它的员工也能够处理这件事。 主管：王兄，你要的资料我可以帮你找，不过这件事现在是李小姐在负责，她可以提供你更好的服务。尤其是我因为常常不在座位上，你找我也不方便。这样好不好，我让李小姐马上跟你联络…。  有效的电话时间管理方法 举例说明 8.当你需要藉打电话收集大量资料时，应预先去电请对方安排下次通话的时间，并就谈话内容做准备。 主管：罗小姐，我们得讨论一下下次区域会议的议程。这两天妳什么时候比较方便？我想一方面妳需要时间构思一下，一方面我们也应该好好找个不被干扰的时间。你说我什么时候再打来比较好呢？ 9.打断（注意礼貌）浪费你时间的来电。 主管：（打断对方）王兄，真不好意思我不能再和你讲了，有人正在等我，不能让他们再等下去。也许我们待会儿可以再聊，抱歉。 如何处理不速的拜访 「现在有空吗？」我们是否常常在办公室里、走廊上、员工餐厅中遇到这种情况？大部分的时候，它们都是出自其中一方一时的冲动，当然也有的时候是由于对方早有此需要，只是苦无机会逮到你罢了。 工作上的互相拜访，最通常的原因还是由于人本来就是群体的动物，有需要与他人密切联系，寻找朋友，谈话和社交。在工作上你至少有一打的朋友，如果每天对每位只用上十分钟，一天里你就用掉了二小时，或四分之一的工作时间，去满足你自己或其它人的社交需求。因此，工作手则的第一条就是决定谈话的内容是否真有必要。 要做到这一点，最好的方法便是用这样的方式回答对方：「现在时间真不巧，我正好要去做…（还记得吗？永远有更重要的事待办…），你