新新编秘书理论与实务 教学课件 楼淑君主编 项目三 办公室资源管理.pptVIP

在线教务辅导网： 教材其余课件及动画素材请查阅在线教务辅导网 QQ:349134187 或者直接输入下面地址： 项目三 办公室资源管理 学习目标 1.能够购买或租用办公设备以及消耗品。2.能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。3.能够实施办公资源的保管、发放和利用。4.能够实施办公设备和办公用品的库存监管。 任务一 办公室资源采购 任务情境 小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作，小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。 思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基本原则？，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员。 任务一 办公室资源采购 任务分析 一、办公设备、办公用品的采购1.通常采购办公设备、办公用品的程序(1)由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申请表”并签字，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员。 任务一 办公室资源采购 (2)由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商会返回对应的报价单或者估价单。经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发给选定的供应商。该订购单需要授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。(3)当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送会计部门。(4)采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字。(5)会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。 任务一 办公室资源采购 2.办公设备和易耗品的订购方式(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。(2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。(3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。(4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。二、选择供应商 任务一 办公室资源采购 三、办公室资源的采购原则 (1)采购前要摸清情况，即了解各类办公用品、办公设备等的基本使用方法及产品功能，最好选择一家固定的信誉度较高的供应商进行长期合作，从而保障办公用品、办公设备等的质量和售后服务，能接受相关的培训和维护服务。(2)满足公司办公需要，即分析各类办公用品、办公设备等的用途，决定哪些办公用品、办公设备为真正所需。(3)要求供应商保证及时供应。(4)经济合理，集中、大量采购可以获得适当的优惠。(5)方式适当，尽可能设置集中的采购部门，实行公开定价，以免发生回扣和作假等问题。 任务一 办公室资源采购 任务实施 小张接到任务后，可以采取以下工作思路： (1)上网或致电了解办公用品供应公司是否拥有需要的采购产品，并查看相关价格；撰写询价函并向对方公司发出。(2)得到对方公司的报价函后，与市场价格和以前购买的相同产品的价格进行比较，确保价格的合理性；撰写采购申请，连同对方公司的报价函一起上交给购物部门负责人，审核批准采购申请。 (3)得到购物部门负责人的批准后，到财务部门进行财务审批，得到同意的签署意见后，拿给总经理审批；得到总经理的签署意见后，按照购置物品程序向对方公司发出订购单。(4)做好验收工作，根据逐级批准的购置单验收已购物品，二者相符后，填写收货单，确认无误后签字，最后索要票据和审核票据。(5)收藏好票据，并将物品逐一登记入库，以便保管和领用。 任务二 办公室资源保管 任务情境 小张是公司的