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品管圈活動訓練 課程大綱 活動圈組成 品管圈各角色職責 圈會的召開 圈會紀錄之撰寫 QC Story十大步驟簡介 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 壹、活動圈組成 活動圈組成 組圈的目的 培養員工積極改善的意識以及問題解決的能力。 強化員工對團體之歸屬感及其工作上之成就感。 促使組織之政策目標能有效達成並且持續落實。 引導員工參與品質經營以促進管理水準之紮根。 協助組織能全面普及化地訓練員工及發掘人才。 組圈的原則 由工作性質相同或相近、同一個單位、同一個工作現場的人組成。 對於改善主題跨越不同部門時，可以由與主題關係較密切之單位主導，邀請不同部門之相關人員共同組成聯合圈。 組圈人數一般以4～10人為原則，儘量不要超過10人。 組圈人數過多時，應考慮分成數個活動圈，以增進活動效率與效益。 主題不宜過大，若有需要則可考慮組成母子圈，由各子圈針對負責部份進行研究改善並召開會議，再於聯合會議中將相關連之問題提出討論。 組圈的過程之1 邀集相關人員組圈 任何一位員工於工作遇到個人不容易解決之問題，而有團隊改善需求時，均可邀集相關人員開始組圈。 召開組圈會議 開始組圈時，應召開組圈啟始會議，討論圈長、輔導員、圈名、圈徽、會議召開時間、主席記錄之安排等等相關事宜。 組圈的過程之2 遴選圈長 先期可由主管或幹部擔任，待活動圈對活動歷程較熟練時，再由圈員輪流擔任。圈長之主要任務係在活動過程中，主導整個圈活動能正常運作，以順利完成每次的改善主題。 邀聘輔導員 一般均邀請直屬主管或對圈活動熟悉之其他人員擔任。輔導員之主要任務為指導圈活動之進行，於圈活動之各個階段給予適當協助。 組圈的過程之3 決定圈名及圈徽 由全體圈員針對本圈組圈的信念與期許，討論決定圈名及圈徽，以代表本活動圈。 組圈登記 相關之準備工作完成後，即可填具相關表格，向推動單位申請登記，以使本圈納入體系中正常運作。 開始活動 活動圈的組成 品管圈各角色職責 輔導員的職責 創造自主活動的氣氛與環境 擔任醫品圈組成催化及催生工作 對圈活動過程予以指導及建議 辦理相關訓練，培養新活動圈 協調日常工作與醫品圈問題 協助解決困難，適時向上級反應 不斷自我學習，充分了解活動手法、規定、趨勢 圈長的職責 綜理主導活動圈之各項事務。 鼓勵圈員積極參與圈之各項活動。 活動進度的控制與跟催。 協助圈員解決問題。 代表活動圈與上級主管溝通協調。 加強對圈活動各步驟的認知與應用。 不斷吸收新知以分享圈員。 圈員的職責 主動負責地參與本圈的各項活動。 各種討論場合積極提出自己的意見及看法。 尊重與遵守圈會的各項決議。 盡力達成所分派之各項工作。 過程中遭遇問題的解決及回報。 透過圈活動營造和諧一體的工作氣氛。 用心維護圈活動改善結果之標準化事項。 圈會的召開 圈會召開的原則之1 選擇比較不會受干擾的開會地點 安排適當時間召開圈會。 主席與記錄由圈員輪流擔任。 確實通知每一位圈員參與 做好圈會前的準備，包括會議資料、白板、茶水、點心…等。 圈會召開的原則之2 確認上次會議之議決事項執行情形。 主席應控制時間並營造輕鬆發言的氣氛。 討論內容可穿插一部份生活話題，但不可偏離主題太遠或者太久，而形成無邊漫談。 盡量促使所有人都能發言，並尊重每一位圈員的意見。 記錄需詳實記下決議事項及工作分配。 主持圈會的要領之1 應該積極誘導較少發言圈員提出意見，以營造全員參與及廣泛討論的氣氛。 適時指定經驗豐富的圈員針對某一特定議題發言，以借重其專業能力。 利用圈員提出之問題，反問其他圈員，以使問題之思考更加寬廣。 針對較主觀之圈員，主席可對其問題以尊重的口吻反問，以建立共同解決問題的共識。 主持圈會的要領之2 發問問題時不要長篇大論，盡量簡單易懂。 詢問問題時須考慮讓圈員有思考時間，並且降低壓迫感。 隨時注意討論內容不要偏離主題，並且維持會議秩序及氣氛。 圈會紀錄之撰寫 圈會紀錄的撰寫之1 需仔細填註本次圈會召開之主題、日期、時間、地點、主席、記錄等資料。 請出席人員逐一於圈會紀錄上親自簽名。 上次會議決議事項執行情形之追查報告，需繼續納入會議紀錄，並將尚未完成之部分另外列出，以便於下次會議時繼續追蹤，直至改善完成為止。 圈會紀錄的撰寫之2 逐條記下討論事項內容、提案人、決議、執行時間、地點、方法、負責人、完成期限、完成後之驗收及確認方式…等。 主管或輔導員於圈會中提出之指示方向或改善重點，應詳實記錄，以免改善方向與公司政策有所偏差。 於會議結束前，將本次會議紀錄誦讀一遍，以確認圈員們的共識。 圈會紀錄的撰寫之3 可採用敘述法編撰圈會紀錄，以使整個改善歷程能較完整保存下來。 盡量以白話方式表達紀錄內容，並以簡單明確為原則。 紀錄作成後，請傳閱未出席人員，請其瀏覽內容並簽名。 會