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会前准备工作相关知识 做好会前的准备工作，是开好会议的先决条件。 小型的会议，准备工作比较简单； 大型的会议，准备工作比较复杂，并且越是重要的会议，准备工作越是复杂。 （一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下 五个步骤（见图5-4）。 以上五项具体的内容如下所述。 明确要点 秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。 准备议题 围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文 件、本单位的文字材料，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、有关的能够充分说明问题的资料。 质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备（见图5-5）。 安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则（见图5-6）。 在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员 的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场 容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。 秘书也要科学安排工作会议的时间（见图5-7）。 通知开会 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话 通知和书面通知（见图5-8）。 一般通知标题可以省略为“通知”。下面是二个例子： 例文1 通知 五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。 总经理办公室 ×月×日 例文2? 各部门科长会议通知 ? ×年×月×日 事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问 题，特召开会议，请准时出席。 受文者：各部门各科长 时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。 地点：第一会议室 总经理办公室主任×× 上面二个例子，第一个是最常见的文字叙述式会议通知；第二则文字叙述更为直接、简洁，在一些公司、企业，通知单是事先印制好的卡片，只要秘书按与会者名单事先填好发放即可。 会场准备 会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。 会场准备有以下要求（见图5-9）。 布置会议场地 （一）会场布局 日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、椭圆形、长方形、正方形、T字型、回字型、U字型等，所有参加者都能参与讨论。 大中型正式会议采用礼堂式、山字型、半圆形。 大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散式。 （二）会场装饰 一般小型会议、常规例会，会议室只要清洁明亮，设施完好，用品齐全就行。 U字形和回字形会场 礼堂式和圆形会场 分散式会场 教室型亦称而字形 E教室形 叠层U形 董事会长方形会议室 中空-椭圆形 剧场一层 制作会议证件 　 代表证