《档案管理规范》.docVIP

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大连熵立得传热技术有限公司企业标准 Q/SD·A903·25-2005 档案管理规范 2005-05-10发布 2005-05-10实施 大连熵立得传热技术有限公司 发 布 第一部分档案管理规范 科技档案管理规范 范围 本规范规定了大连熵立得传热技术有限公司科学技术档案(以下简称科技档案)工作的基本要求,即科技文件材料的管理、归档与科技档案管理的主要内容和要求。 本规范适用于大连熵立得传热技术有限公司的科技档案工作。 引用标准 本规范引用的标准所包含的条文通过本规范的引用而成为本规范的条文。 GB3792.5-85 档案著录规则 GB/T11822—2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 3.定义 本规范采用下列定义 3.1科技档案 是指在自然科学研究、生产技术、基建、工程设计等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带、磁盘、光盘等科技文件材料。 3.2归档 各业务部门在科研、生产、基建、产品设计活动中不断产生的科技文件材料处理完毕后,将具有日后查考使用价值的文件材料,经由业务部门整理后移交科技档案管理部门立卷保管。 科技档案工作的基本要求 4.1科技档案应实行集中统一管理,确保科技文件材料的完整、准确、系统和安全,便于开发、利用。 4.2科技档案工作应纳入管理制度之中,实行技术工作和建档工作同步进行。 4.3努力实现科技档案工作从经验管理向科学管理的转变,逐步采用先进的管理技术手段,使之为本公司经济效益最大化服务。 科技文件材料的归档与要求 5.1归档范围 5.1.1研发项目档案归档范围 研发项目准备阶段:研发项目审批文件、任务书、协议书、委托书、会议记录及重要来往文函、开题报告、调研报告、方案论证等; 研发试验阶段:试验的重要原始记录及整理记录、试验报告、测试报告、设计文件和图纸、技术规范,安装使用说明书、操作规程、安全注意事项、计算机软件、阶段总结; 总结鉴定验收:工作总结、技术报告、论文专著、设计计算书、试验证明材料、设计记录或报告、评审鉴定材料、专利发明的申请书及公证书的原件和影印件、用户证明材料等; 推广应用阶段:推广应用方案、技术转让合同、协议书、技术说明书、生产设计、工艺文件、生产定型的鉴定材料、用户反馈意见、宣传报道材料、技术改进材料、标本样品目录、照片、光盘、磁带等记录材料。 5.1.1.1 研发项目文件材料的归档要求 实行项目负责人归档责任制,每项研发项目结束后,应对文件材料加以系统整理归档; 归档时间应在项目鉴定后的一个月内归档,对于研发设计周期长的项目,可按阶段归档.形成预立卷; 凡是归档的文件材料,要做到审查手续完备、字迹工整、图样清晰、装订整齐、禁用不耐久保存的书写工具(圆珠笔、铅笔等); 填写归档移交目录,一式两份,交接双方各留一份备查。 5.1.2设备仪器档案归档范围 5.1.2.1国内设备仪器档案 申请购置设备的请示(报告)及批复; 外购设备合同书、协议书、洽谈记录; 设备开箱随机带来的文件材料(图纸、说明书、备件目录和维修册、合格证、备件图等); 设备仪器开箱验收记录; 设备仪器安装、调试、运行、性能、检验记录、维修记录、革新及重大事故处理记录; 设备仪器报废报告、鉴定材料、处理结果及批复材料。 5.1.2.2购进国外设备仪器档案 购进设备的请示及批复; 购进设备仪器报价单、备忘录、照片、开箱、商检活动中形成的材料及索赔文件、来往函件等; 购进设备仪器测绘形成的全部文件材料; 设备安装调试资料,调试检测、性能、鉴定验收记录等; 设备仪器报废报告及处理结果等材料; 5.1.2.3 设备仪器文件材料归档要求 实行设备仪器购货专职负责人归档责任制,每购进一台设备或仪器开箱后,应对随即带来得文件材料进行整理,及时归档; 凡是归档的文件材料,必须齐全完整; 填写归档移交目录,一式两份,交接双方各留一份备查。 5.1.3产品设计档案的归档范围 产品设计阶段 设计任务书、技术条件书及设计项目工作联络单、为设计提供的基础资料,有关厂区、工业区的自然条件和施工

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