档案馆个案分析.docVIP

开封市档案馆1990—1999年档案查询利用情况个案统计分析 一、 市档案馆基本情况。 市档案馆现有两个保管部，其中第一保管部主要保存建国以来市党、政机关形成的档案，共162个全宗，计有文书档案96430卷，专业档案2981卷，声像档案1467卷、照片档案10124张。资料16381种，43852册。 为了掌握与了解馆藏档案的利用情况，为优化档案馆馆藏结构提供参考依据，更好的为政府决策服务、为机关日常工作服务、为公众服务，我们对开封市档案馆第一保管部1990年至1999年间查询利用情况进行了一次统计，以下是此次统计分析的基本情况： 二、 查询量统计。 1、 以全宗计。 1990年至1999年间查询过的全宗计有96个，占馆藏全宗的59.2%；1990年至1999年间没有查询过的全宗计有66个，占馆藏全宗的40.8%。各个全宗10 年间有过查询的年度数如表一： 十年间有过查询的年数 一年 二年 三年 四年 五年 六年 七年 八年 九年 十年 全宗（单位）数 39 20 8 8 5 3 5 2 2 3 占查询过全宗（96个） 的百分比 40.30% 20.90% 8.40% 8.40% 5.50% 3.30% 5.50% 2.20% 2.20% 3.30% 占馆藏全宗总数（162个） 的百分比 24.10% 12.30% 4.90% 4.90% 3% 1.90% 3% 1% 1% 1.90% 我们将10 年中有6 年被查过的全宗视为查询高频全宗，计有15个，占查询过全宗的16.5%，占馆藏全宗数的9.2%。主要集中在市委、计委、组织部（年年查）；财政局、人事局（十年九查）；民政局、生产指挥部（十年八查）；建委、卫生局、文化局、劳动局、专员公署（十年七查）；商业局、教育局、交通局（十年六查）。 我们将10 年中有3 至5 年被查过的全宗视为查询中频全宗，计有21个，占查询过全宗的21.8%，占馆藏全宗数的12.8%。主要集中在市直机关工委、市革委会、行署、文教局、林业局（十年五查）；物资局、宣传部、外贸局、重工局、轻工局、广播局、人事处、（十年四查）；纪委、工会、妇联、体委、供销社、农业局、人民银行、水利局、（十年三查）。 我们将10 年中有2年以下被查过的全宗视为查询低频全宗，计有59个，占查询过全宗的61.5%，占馆藏全宗数的36.4%。由于单位较多，这里就不再一一列出。 查询高、中、低频与从未查询过的全宗比大至为：1∶1.4∶4∶4.4。 2、 以案卷计。 开封市档案馆目前计有档案资料150000卷册，除去资料43852册，有档案111002卷。1990至1999年10年间查询过的总卷次为5405卷，查询过的总卷数为3555卷。 按同一案卷被查询过的次数计，情况如表二： 表二： 项目 查过 一次 查过 二次 查过 三次 查过 四次 查过 五次 查过 六次 查过 七次 查过 八次 查过 九次 查过 十次 十年间查询过的卷数 2511 707 160 101 46 15 8 4 3 0 与查询过的总卷数（5311）的比 70.60% 19.90% 4.50% 2.85% 1.31% 0.40% 0.24% 0.12% 0.08% 0 与馆藏总卷数(111002)的比 2.262% 0.637% 0.144% 0.091% 0.041% 0.014% 0.007% 0.004% 0.003% 0.000% 我们以往的统计是只计查询过的卷次，同一卷查询过多次就按多次计数。从表二我们可以看到这一重复率约为33%，接近查询总数的三分之一。 另外，在查询过的案卷中，同一案卷十年中查询过二次以上的不到30%,其中查询在6次以上的高频案卷只占0.84%；其中查询在3--5次以上的中频案卷只占8.66%；其中查询在2次以下的低频案卷占到90.5%。 按查询过的总卷次计，十年间查询过的总卷次占全部馆藏案卷总数的4.9%，低于同期全国查询率（7.5%）2.6个百分点。 按查询过的总卷数计，十年间查询过的总卷数占全部馆藏案卷总数的3.2%，其中高频案卷仅占0.0272%，还不到馆藏案卷总数的万分之三。如果按年平均数计所占比例就更小。 按每年查询的卷次数计。情况如表三： 十年间查询卷（次）数在100卷以上的单位占查询单位数的13.5—15.4%；50—100卷的占查询单位数的7.3—9.4%；10—50卷的占查询单位数的19.9—21.9%，10卷以下的占查询单位数的55.2—57.3%。 表三： 十年间有过 查询的年数 10卷以下 11~ 20卷 21~ 50卷 51~ 100卷 101~ 200卷 201~ 300卷 301~ 400卷 401~ 500卷 501~ 1000卷 1000卷以上 十年间按查询过 卷数计单位数