会议组织与服务 韦志国 第二章 会中服务工作新.pptVIP

案例导入 某大学学生会邀请了一位著名作家举行了一场报告会。报告会现场座无虚席，就连通道和出入口都挤满了人。作家妙语连珠，现场的学生也听得津津有味。就在主持人宣布报告会结束后，大家依然热情不减，坐在前几排的同学一拥而上，将作家包围在了讲台中央，纷纷要求签名、合影。 活动组织者见状，派出了几名身材高大的保安人员冲进人群之中，连推带搡将学生挤到两侧去，把作家“解救”了出来。在混乱的拥挤中，讲台上摆放的白板被推倒了，钢铁支架正好砸到了一位女生的额头，一下子将她打晕了过去。有同学赶紧拨打了急救电话，将该名女生送到医院，幸好伤势不重，没有发生危险。 想一想 1.在本案例中，报告会结束环节，组织者为了“解救”作家而强行推搡围观的学生，这一做法是否妥当？为什么？ 2.从组织者角度来看，造成女生受伤的主要原因是什么？应如何避免此类事故？ 3.当具有明星身份的嘉宾参加会议时，在结束环节应注意哪些事项？ 会议闭幕服务 会议退场工作 会场清理工作 一、会议退场工作 会议结束时，一般先安排在主席台就坐的人员退场，或者主要领导、嘉宾等人员退场后，其他参会者再退场。在这个过程中，会场服务人员应协助组织不同身份的人员有序退场。对于首先退场的人员，应给予引导，将其引导至休息区或会场之外的乘车地点。在引导退场的过程中，应注意必要的礼仪规范，和入场引导礼仪基本相同。 待主要领导或嘉宾退场后，其他参会者可以依次退场。退场时，应按座位顺序有序地向最近的出口缓行或顺着人流行进。工作人员应及时提醒参会人员携带自己的随身物品，禁止将文件、纸张随手丢弃。还应保持会场内桌椅等设施的整齐，不得大幅度搬动座椅，不得随意移动会场内的设施与设备。 二、会场清理工作 会场清理工作基本要求 清理会场首先要做到文件和物品应收尽收。 清理会场应做到恢复如初。 清理会场还应做到不留死角。 会场清理工作的主要内容 文件清退工作 清点回收会务用品 清理会场设备 整理并移交会场 拆除主席台上的会议名称条幅和会议标志，拆除会场内悬挂的标语条幅。将会场内的桌椅归位并检查会场的各种设备。没有问题就可以和会场出借方办理移交手续。 实训练习 一、全班同学分组扮演出席会议的领导、参会人员和会场服务人员，模拟会议闭幕时退场的过程。要求退场完成后，进行评议，指出其中的不足并重新演练改正 二、××公司经理办公室秘书吴爱华在一次部门经理会结束后整理会议室时发现，会上所使用的投影机由于长时间开机出现了机身过热的现象。在这种情况下，吴爱华应怎样操作才不会损坏设备？ 在线教务辅导网： 更多课程配套课件资源请访问在线教务辅导网 案例导入 会议记录（2011.4.3） 记录人：李小华 参加人：公司的人以及下面各地市的人 主持人：经理 经理：今天我们开这个会，主要就是给大家布置一下今年第二季度的销售任务，另外总结通报一下去年年底到今年第一季度的销售情况。 下面先说第一个内容， 今年开始的销售 完成的怎么样 有的不行 销售员工资和提成 很关键 第二项 …… 案例导入 胖子：销售员抱怨工资低，现在什么都涨，底薪不长，不好管，他们态度很差 另一个胖子：关键是大客户，公司支持不支持，都没办法，冬天空调不好卖 瘦美女：先说我们的情况，再说我们的想法。目标有点高了。 ………… 会议结束后，经理要求看一看小华写的会议记录，小华将本子递给他。经理看了两眼，不仅笑起来：“你就是这样做记录的呀？怎么没有几句整话呢？你的记录谁能看懂？”看到经理脸上的笑容，小华心理紧张得“咚咚”直跳：“他们说话都太快了，我跟不上写。”经理又说：“你的问题只是跟不上大家的说话速度吗？” 想一想 1.这篇会议记录存在哪些具体问题？ 2.在这个案例中，导致会议记录出现问题的原因是什么？ 3.在写会议记录过程中，如何防止案例中出现的问题？ 会场服务 会议记录服务 会议信息服务 会议饮水服务 一、会议记录服务 会议记录是根据会议的主题、会议的过程、会议的重要讲话、会议的议题、讨论的事项、提出的意见和做出的决定，对会议的进展及发言所作记录的一种纪实性文书。 会议记录的内容 会议记录的内容主要包括会议基本情况和会议内容两部分。 （1）会议基本情况。主要包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员、记录人员等信息。 （2）会议内容。主要包括会议议题、会议发言内容、会议过程、会议讨论的结果等，重要的会议还应有会议主席签名、会议记录人员签名。 一、会议记录服务 会议记录的方法 （1）摘要记录法。 （2）详细记录法。 （3）录音录像记录法。 对会议记录而言，录音、录像通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以最大限度地