实用秘书综合实训 郭梅 主编 项目10新.pptVIP

实用秘书综合实训 模块三 体验会务工作 模块三 体验会务工作 项目十 做好会议的善后工作 1．了解作为一个秘书如何完成会议的后期工作； 2．模拟操作会议善后工作的几项具体实践任务。 项目十 做好会议的善后工作 1．完成每项任务前，小组成员一起讨论该项任务的规范、操作要领及注意事项。对于熟悉该项工作的学生来说，可以省去。 2．拟写每项任务的工作计划、方案或构想，并通过写后的互评对接待方案的拟写有深刻的认识。 3．完成任务后，学生之间互相学习并打分，也可每人轮流展示自己的作品，大家一起打分并给以评价，做好记录。 4．根据实际情况设计工作环境进行演练 5．设计相应的表格，将文字和表格录入计算机，并安装规定的排版格式进行排版。 项目十 做好会议的善后工作 1．教室或实训室。 2．分组进行，每组可由4名同学组成。教师可根据学生情况，采用分角色工作的方案（此方案适合对会务工作较熟悉，个人工作能力较强的学生完成，此方案所需的实践学时较少）；也可采用小组集体讨论每项任务的方案（此方案适合对会务工作有待熟悉的学生，学生可根据教材一项项完成任务达到熟悉每个工作环节的目的，此方案用时较长）。 项目十 做好会议的善后工作 1．会后清理工作 2．安排与会者返程 3．会议总结 参考答案 （1 2 3） 任务一 会后清理工作 会议室使用完毕后，秘书要及时清点物品，及时清扫和整理，并归还所借物品。还要履行相应的交接手续，以免出现问题说不清楚，造成双方的不愉快，影响以后的合作。 1．善后工作包括 ? 清理茶具 会议结束后，要及时通知负责承办会务的人员回收会议室的茶具，避免把会议室搞得混乱不堪，这样不仅给他人带来麻烦，还会影响本单位的形象。只有随地的注意树立本单位的良好形象，本单位才会给人留下深刻的印象。 任务一 会后清理工作 ? 退还设备 会议结束后，要将租用或借用的视听设备和器材及时还给租用或借用单位，以免丢失。如设备及器材不能及时退还，应安排妥善保管。如果丢失了设备或器材，应及时向领导汇报丢失情况。 ? 收集文件 ? 会前准备并分发的文件，包括以下几种： ? 指导性文件； ? 审议表决性文件； ? 宣传交流性文件； ? 参考说明性文件； ? 会务管理性文件； 任务一 会后清理工作 ? 会议期间产生的文件，包括以下几种： ? 决定； ? 决议； ? 议案； ? 提案； 会议记录； ? 会后产生的文件，包括以下几种： ? 会议纪要； ? 传达提纲； ? 会议新闻报道。 任务一 会后清理工作 2．收集会议文件的技巧 ? 会前分发的保密文件，要按会议文件的清退目录和发文登记薄逐的人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。 ? 与分发文件一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续。 ? 收集会议文件要及时，确保文件在与会者离会之前全部收集齐全。 任务一 会后清理工作 任务一 会后清理工作 任务二 安排代表返程 会议过程中，秘书需要做好与会人员返程的相关工作。秘书要在会议期间按照先后远近的次序安排返程车、船、机票的预定事宜，及时分发到与会人员手中，以便他们及时安排行程。秘书还有责任帮助与会人员提前做好返程准备事宜，包括清退、结算、归还物品等。秘书还须编制与会人员离开的时间表，安排好送行车辆，做好送站工作。对于暂时不返程的人员，应安排好他们的食宿。 任务二 安排代表返程 任务二 安排代表返程 任务三 做好会议总结 会议结束后，秘书应及时进行会务工作总结。 1．会议总结形式：座谈会、表彰会、书面总结 2．会议总结方法： ? 对于重要的会议，秘书可以在会议结束前发一份问卷或会议组织评估表，对会议的绩效打分。内容可以包括：会前准备工作、会中服务工作及会后的清理工作三方面中各个会务人员的各项任务。 ? 进行会议总结一定要及时。如果延后，等大家对此次会议没有什么印象时再开，则没有意义了。 任务三 做好会议总结 会议结束后，秘书应及时进行会务工作总结。 3．秘书要采取适当的会务总结形式，结合会议结束前与会代表填写的会议评估表中反馈的信息，检查会议目标的实现情况，以及各个小组的分工执行情况，将会务工作人员的自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织和服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作，秘书在组织会后总结的时候一定要尽早及时。 会议的总结应一分为二，以激励为主，并对表现突出的人员进行表彰。秘书还应注意要对定稿后的会议总结与其他会议文件一起归档。 任务三 做好会议总结 任务三