15_1043586_浅谈如何做好办公室工作.docVIP

摘要 数字化、网络化时代、知识经济时代的到来，以及全球经济一体化的趋势，使得企业的办公室管理工作面临着前所未有的复杂性和多变性，与此同时，也给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战。对于新时代的企业商务秘书工作者来说，如何正确地给自己定位，充分利用和发挥自己的能力和素质来做好办公室管理工作，对企业的长久发展有着深远的意义。 关键字：办公室工作 商务秘书 管理 摘要 - 1 - 一、 办公室工作 - 3 - （一）、办公室工作的的特点 - 3 - （二） 、办公室工作的定位和主要职能 - 3 - 二、 商务秘书 - 5 - （一） 、商务秘书的含义 - 5 - （二） 、商务秘书的主要职能 - 5 - （三） 、商务秘书的素质要求 - 6 - 三、 商务秘书与办公室管理工作 - 7 - （一） 、 秘书工作在办公室工作中的地位 - 7 - （二） 、 新时期的秘书工作 - 7 - （三） 、 商务秘书如何做好办公室工作 - 8 - 四、 个人心得 - 12 - 五、 参考文献 - 13 -  浅谈商务秘书如何做好办公室工作 办公室工作 （一）办公室工作的的特点 企业办公室是总经理直接领导下的，在企业工作中起着承上启下、沟通内外、协调四方商务秘书一般是指在工商企业担任秘书职务的人员和这种人员的职务。 综合协调 在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，也包括对各个部门的监督落实和检查反馈。 后勤保障 办公室的耗材、日用品等的收购和管理，以及一切与领导工作有关的日常事务。 商务秘书的素质要求 良好的心理素质和创新能力 现代化经济创新所带来的快节奏工作以及秘书工作服务性协调性强的特点，都要求企业秘书必须具备良好的心理素质。另外，商业创新是企业生存和发展的关键。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，如将繁琐的办文程序简化，以多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。 较强的学习应变能力 商业环境是易变的，新情况时有出现、新知识层出不穷，商务秘书应具有强调自主学习；强调持久的、终身的学习；强调“工作学习化，学习工作化”；强调“双环学习”；强调学会学习；强调学后有新行为；强调组织学习的学习能力以适应新的情况。 良好的知识结构 商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看，应要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业知识；从秘书知识要求来看，应要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。现代化商务秘书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本要求。 较高的信息处理能力 商务秘书要加工处理各种商务信息，要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如电子商务的崛起，使得企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决，无纸办公、无纸贸易将成为现实。 合作精神和人际交往能力 商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结成创新团队进行工作。社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。  商务秘书与办公室管理工作 秘书工作在办公室工作中的地位 从上面对于办公室工作以及商业秘书的介绍我们可以发现，这两者之间有着很多相似的地方，可以说，秘书工作就是办公室工作的主体。领导要做到决策科学化，离不开秘书人员的协助。因为秘书人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑大问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理的建议 办公室的工作千头万绪，事物督办、文件起草、资料调研、文书处理、档案管理、考勤管理、文件批转、会议安排等等。面对繁杂琐碎的大量事务性工作，应强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静处理各项事务，力求快速、周全、准确、适度，避免疏漏和差错草拟和管理公司综合性文件，是办公室的重要工作之一 ，作为办公室负责人，平时就要组织好办公会议的记录、整理和会议纪要提炼等工作，认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作.公司所有的文件、审批表、协议书、图纸、图集等要整理归档入册，要设专人负责，并定期检查。配合公司领导在制订各项规章制度的基础上要不断