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会计档案的科学管理 方大锦化化工科技股份有限公司 王芳 内容摘要： 会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。会计档案的收集、立卷与归档；会计档案的保管、销毁、调阅与利用，都必须遵循国家财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》及其实施办法。会计档案工作的好坏，对国民经济的正常运行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。会计档案管理是现代企业财务管理和会计事务管理的重要内容。为了促进企业财务管理的合理化、现代化，达到建立现代企业制度的根本目的，必须实行有效的会计档案管理，规范会计工作，打击违法活动，保证会计档案资料的质量，为投资者、债权者、社会公众及政府宏观控部门提供真实、准确的会计资料，为维护市场经济服务。 任何一个企业、事业、机关、社会团体等会计核算单位每时每刻都在发生着经济活动和财务收支。这些经济活动和财务收支是通过会计工作，即从凭证到财簿、从账簿到报表，连续地记录和反映。它是一项复杂细致而又要求严密的工作。多年来，由于种种原因，我国对会计档案既没有制定统一的管理制度，又未明确规定是国家档案的组成部分。直到1984年6月国家财政部和国家档案局联合发布了《会计档案管理办法》（以下简称“办法”）。制定《办法》的目的，就是为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济建设事业服务。 会计档案的概念 会计档案是机关、团体、企业、事业单位的财会部门及按规定应当建帐的个体工商户，在各项会计核算活动中形成的，具有查考利用价值的，按照一定规律和方法集中保存起来的会计凭证、会计财簿、财务报告等专业文件材料。 1.会计档案的形成者是机关、团体、企事业单位的财会部门及按照规定应当建帐的个体工商户。我国各级机关单位及按应当建帐的个体工商户，按照《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，根据会计业务的需要，普遍设置会计机构或会计人员，负责组织和办理会计事务。一般说来，中央和地方各级主管机关都设置财务会计管理机构，负责组织领导和监督本部门及所属单位的会计工作。国家财政部设会计事务管理司，主管全国会计工作。各省、自治区、直辖市的财政厅、局设置会计处、科，主管本地区会计工作。规模较小的企业、事业、机关、团体都设有财务会计处、科，规模较小的单位及个体工商户，没有设置财务会计机构，也配备专职或兼职会计人员负责办理会计事务。会计档案的形成者是指上述财务会计机构和财务会计人员，其他不承担会计事务的机构和人员不产生会计档案。 2.会计档案是会计核算过程中的产物。所谓会计，是为加强企业、事业、机关、团体等单位及个体工商户的经济管理，提高经济效益，而建立的一个以提供财务信息为主的经济管理系统。在我国，会计由会计核算、会计分析和会计检查三个主要部分所组成。会计核算是对各机关单位经济活动进行完整、连续、系统的记录和计算。会计分析是以会计会计核算资料为依据，对经济活动的有效性进行分析研究。会计检查是根据会计核算提供的资料，对经济活动的合法性及合理性进行检查监督。会计核算是会计的基本环节，它是会计分析和会计检查的基础，会计分析是会计核算的继续和发展，会计检查是会计核算的必要补充。它们之间既有密切联系，互相补充，又各有特点，自成体系。会计核算对会计对象即资金运动进行核算和监督，通常采取设置账户、填制审核凭证、复式记帐、登记账簿、成本计算、财产清查和编制会计报表等一系列专门方法。这些方法相互联系，是一个完整的核算方法体系。就某一单位来说，在会计核算中，对日常发生的各项经济活动要以合法的凭证为依据，按照规定的账户进行分类，应用复式记帐的方法在有关账簿中进行登记，对经营过程中发生的费用进行成本计算，并定期进行账户清查，在保证账实相符的基础上，根据账簿记录编制财务报告。这种以填制和审核凭证为最初环节，登记账簿为中心环节，编制财务报告为最终环节的会计核算活动过程中所产生的各种会计凭证、会计账簿、账务报告，就是会计档案。会计档案是在会计核算活动过程中自然产生形成的会计专业材料。 3.会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告。各单位会计部门在会计核算活动中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告，综合、连续、系统、完整地反映和监督各单位经济活动，它们构成会计档案主要内容范围。财务会计部门产生的文件材料并非都是会计档案，如有关会计工作的制度、规章、财政预算计划等，都不属于会计档案范围。这些档案属于文书档案范围，应随同财务部门的文书档案定期立卷归档。 4.会计档案同财务档案及会计资料的区别。由于会计工作和财务管理工作都是综合性的经济管理工作，它们之间关系非常密切，所以大多数单位通常把两者合在一起，设置一个财务会计机构统一办理财务会计工作。因此，有人习惯把会计档案不确切的称为财会档案或财务档案。严格说来，会计与财务虽然有密切的联系，但又