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EXCEL使用技巧(二) 2008年03月13日 星期四 下午 05:44 21. 批量修改数据 在表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行）的数据进行修改呢？ 　　比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原来的数据的基础上加8，有没有这样的公式？是不是非得手工的一个一个数据地住上加？对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到EXCEL的一个警告：“MICROSOFT　EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法： 　　第一步：　　在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。 　　第二步：　　把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。　　第三步：　　在B列上单击鼠标右键，“复制” B列。 　　第四步：　　在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。 　　第五步：　　将B列删除。 　　怎么样？A列中的每个数据是不是都加上了8呢？同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。 　　此时整个工作结束，使用熟练后，将花费不到十秒钟 22. 将Excel数据导入Access 如果想将Excel中的数据转换到Access中，可以采取下面的直接导入法和建立链接法来完成。 　　一、直接导入法 　　1.启动Access，新建一数据库文件。 　　2.在“表”选项中，执行“文件→获取外部数据→导入”命令，打开“导入”对话框。 　　3.按“文件类型”右侧的下拉按钮，选中“Microsoft Excel（.xls）”选项，再定位到需要转换的工作簿文件所在的文件夹，选中相应的工作簿，按下“导入”按钮，进入“导入数据表向导”对话框（图1）。 　　4.选中需要导入的工作表（如“工程数据”），多次按“下一步”按钮作进一步的设置后，按“完成”按钮。 　　注意：如果没有特别要求，在上一步的操作中直接按“完成”按钮就行了。 　　5.此时系统会弹出一个导入完成的对话框（图1的中部），按“确定”按钮。 　　至此，数据就从Excel中导入到Access中。 　　二、建立链接法 　　1.启动Access，新建一数据库文件。 　　2.在“表”选项中，执行“文件→获取外部数据→链接表”命令，打开“链接”对话框。 　　3.以下操作基本与上述“直接导入法”相似，在此不再赘述，请大家自行操练。 　　注意：“直接导入法”和“建立链接法”均可以将Excel数据转换到Access中，两者除了在Access中显示的图标不同（图2）外，最大的不同是：前者转换过来的数据与数据源脱离了联系，而后者转换过来的数据会随数据源的变化而自动随时更新。 23. 办公技巧：Excel定时提醒不误事??? 　　如果您从事设备管理工作，有近千台机械设备需要定期进行精度检测，那么，就得每天翻阅“设备鉴定台账”来寻找“到期”的设备——实在是太麻烦了！用Excel建立一本“设备鉴定台账”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。 　　首先，运行Excel，将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”，输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期（日期的输入格式应为“年-月-日”，如：2003-10-21，如图1）。　　　然后，选中图1所示“提示栏”下的F2单元格，点击插入菜单下的函数命令，在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数，点击[确定]按钮，就会弹出“函数参数”对话框，分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、Value_if_false行中输入“ ”(如图2)，并点击[确定]按钮。这里需要说明的是：输入的 是英文输入状态下的双引号，是Excel定义显示值为字符串时的标识符号，即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。为了醒目，可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。 　　最后，拖动“填充柄”，填充F列以下单元格即可。 　　我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”，它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具体地说就是：如果第一个参数logical_test返回的结果为真，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果；Excel的TODAY函数［语法是T