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第1 章 Excel 的高效使用技巧 Microsoft 公司的Excel 是办公最常用的工具软件之一，也是目前最佳的电子表格系统。因 其具有优秀的数据录入和处理能力而被众多的办公一族所青睐。Excel 2003 使电子表格软件的 功能更强大，操作更简单，使用户进入了一个新的境界。该系统具有人工智能的特性，可以 在某些方面判断用户的下一步操作，使操作大为简化，因此外行人很快就可以得心应手地使 用它。另外，其功能之多令行家也赞叹不已。Excel 的出现，取代了过去需要多个系统才能完 成的工作。它必将在我们的工作中起到越来越大的作用。 Excel 本身已经具有强有力的数据库管理功能，这主要依赖于它内部丰富的宏命令、函数， 以及强有力的决策支持工具。所以，在进入Excel VBA 的介绍之前，有必要先对Excel 内部的 高级数据处理功能进行简单的介绍。一方面是基于对多数读者可能还没有系统学习过 Excel 的高级使用技巧的考虑，另一方面也为后面VBA 的使用打下基础。Excel 是一个完整的系统， 即便后面的VBA 编程开发也依然是以基础操作为前提的。所以，熟悉Excel 各种操作和功能， 对VBA 的学习很有帮助。 本章主要面向还未系统学习过Excel 高级操作的读者。对于熟悉Excel 高级操作的读者可 以跳过本章的学习。 1.1 高效的数据录入 数据录入是Excel 最基本的操作，然而很多Excel 的使用者却停留在直接以表格输入方式 录入数据的层面上。这种方式对于少量数据还可以完成，但是一旦录入成百上千的记录或者 在Excel 中查看列数很多的表格数据时，常常会出现错位的现象。同时，用户往往会因为漏看、 错看而输入错误信息。因此，为了保证数据输入的正确性和完整性，本节将介绍Excel 本身提 供的记录单录入。 1.1.1 数据的添加 为了更好地说明这种录入方式，以新生信息录入为例来演示其步骤。 假设某校新生入学，需要填入本校新生信息：学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院 和系名等。面对全校上千名新生，直接录入的方式会使录入工作者面对大量数据时产生视觉 错误，导致漏录或错录，修改起来更加耗时。而采用记录单的形式录入，不但操作简单，而 且输入更加合理，从而大大降低了犯错误的可能性。 用记录单录入的操作步骤如下： 第1 章 Excel 的高效使用技巧 （1）打开Excel，在Sheet1 表中第一行输入学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院和 系名等字段，如图 1- 1 所示。 图1-1 输入字段名 （2 ）选中第一行任意一个字段名，然后选择【数据】| 【记录单„】命令，系统弹出【记 录单】对话框，如图 1-2 所示。 注意：由于此时记录只有一行，系统会提示无法确定选择区域哪一行包含列标签，如图1-3 所示，单击【确定】按钮即可。 图1-2 【记录单】对话框 图1-3 系统提示 （3 ）在各字段对应的文本框内输入实际数据，单击【新建】按钮，一条新记录就录入完 成，记录单对话框会自动转入到下条信息的录入，如图1-4 和图 1-5 所示。 图1-4 填入数据 图1-5 数据被输入 3 Excel VBA 入门与典型实例 （4 ）依次录入各条记录，直到录入完毕。如果想中断操作，单击【关闭】按钮即可。 （5 ）数据录入完毕后，可以通过单击【上一条】和【下一条】按钮对数据库的内容进行 查看。 1.1.2 数据的修改和删除 通过 1.1.1 小节的学习，可以快速高效地建立数据库，但是数据不是固定的，而是需要经 常修改的。在大量数据中找到要更改的数据并正确地修改也是件费力的事情，记录单功能同 样提供了方便的操作来完成这项费力的任务。 本节将用 1.1.1 节建立的数据库作范例，演示“修改”、“删除”等操作。 （1）打开