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莱钢培训中心 信息化培训开发科 Tel:6929437 数据处理流程 基 础 操 作 规范数据清单 务必注意区别基本表与报表 如，记录职工基本工资情况的工资表是基本表；由工资表生成的工资条是一种报表。 基本表一定是一份规范的数据清单 创建基本表的目的是为了从大量数据中提炼出有用的信息；数据清单的规范性是使用数据处理工具的基本条件。 需要的各种报表可以利用数据处理和分析工具在基本表基础上生成。 规范数据清单 规范数据清单的要求 应在数据清单的第一行创建列标志（字段） 数据清单第一行之后的每一行就是一条记录 避免在一个数据清单中出现空白行和列 数据清单与其它数据间留出空行或空列 不提倡在一个工作表中创建多个数据清单 列标志使用的格式最好与其他数据有所区别 数据录入 减少无效的光标移动 未选定输入区域 Tab键向右,Enter键向下 选定区域（多列） ,Enter键 数据录入 同时输入多个数据 选定区域 输入数据 按下Ctrl+Enter 斜线表头的输入 ALT+Enter 强制换行 数据录入 几类特殊数据的录入 超过11位的数字序列 身份证号 当作文本处理 加’ 先设置单元格格式为文本 当作数值处理 设置单元格格式 自定义 0 以0开头的数字 如，0634 当作文本处理 加’ 先设置单元格格式为文本 分数 0 3/4 数据录入 输入大量含小数点的数字 单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。 以后再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。 数据录入 输入日期 以-或/为分隔符 设置日期格式 设定日期显示长度：自定义 yyyy-mm-dd 输入当天日期 chrl+; 输入时间 十二小时制 4:30 PM 二十四小时制 16:30 输入当前时间 ctrl+: 日期和时间都与数值对应，可以进行加减运算 数据录入 日期数据解读 输入一个日期后，单元格格式设置成常规，可以得到一个数值。 日期是数值的一种特殊格式，默认以1900-1-1为起始的序列值，即1900-1-1 的序列值是1。 Excel支持的最大日期是9999-12-31，其序列值是2958465。 因为日期是数值，所以可以参与加、减运算，但不能为负数。 时间数据解读 时间也是数值，是日期序列号的延伸，对应小数部分。 时间也可以参与加减运算，但不能为负数。 数据录入 自动填充 使用左键，配合智能标记 使用右键，选择填充方式 范本填充 1 2 1 2 3 4 5 …… 1 2 ctrl 1 2 1 2 1 2 …… 产品A 产品B 产品C 产品D 产品E 使用菜单命令 更多选项 如，填充 2011-3-10到2011-11-31的工作日 数据录入 填充规则 数值型数据，直接拖放为复制； 文本型和日期型数据直接拖放为填充序列 特殊序列的填充 一月----十二月 星期一-----星期日 自定义序列 编辑与格式设置 单元格属性 内容、格式、批注 区域选定 常规拖动 Shift扩大选区 Ctrl+shift+方向键 选中当前区域 Ctrl+A Ctrl+shift+8 不连续区域 Ctrl 多个工作表相同区域 特殊区域 定位 编辑与格式设置 快速移动与复制 剪贴板的使用 选择性粘贴 粘贴选项 运算 批量修改 数据类型转换 跳过空单元格 转置 编辑与格式设置 边框设置 底纹填充 条件格式 值 公式 条件格式比较数据 标记重复值 =countif（$a$2:$a$50,a2)1 编辑与格式设置 查找替换 快捷键 查找 ctrl+F 替换 ctrl+H 常规查找替换 如果只需要在某区域查找，需先选定区域； 选项的使用 注意“公式”与”值”的区别 单元格匹配 即精确查找 模糊查找 使用通配符 *代表任意多个字符 ?代表任意一个字符 替换格式 注意可以从单元格选取格式 编辑与格式设置 数据有效性设置 已有数据的审核 公式审核工具栏 创建下拉列表 输入项 导入 创建名称 该名称可以在其他工作表中创建数据有效性时使用，但不能在其他工作簿中创建数据有效性时使用。 编辑与格式设置 数据有效性设置 设置只能录入有特殊特征的数据 限制输入重复数据 =countif（$a$2:$a$50,a2)=1 设定出错提示类型和提示信息 停止 警告 信息 应用同样的设置变更 编辑与格式设置 大工作表的查看 窗口冻结，注意光标的位置 多个工