怡安采购与相关部门控制制度.pptVIP

综述 公司成本中约70%都是由材料和设备构成。 公司应该设立统一的采购部门，充分的利用集中采购的优势，（量大，质优价廉，物流便捷，方便公司掌握成本，方便统一管理，避免条块分割和小集团利益形成） 公司应该给各项目各部门明确的授权和相关的约束审核机制。 公司应该制定 各部门的职责，并监督实施。 集中采购的优点 集中采购功能，精简人力，便于培训与专业化分工，可节约大量人力、物力、财力。 建立各部门共同物料标准，可简化种类，互通有无，节省检验工作时间。 统筹安排，避免各自为政。各部门的多余存货及过剩物资，亦可相互转让 1.各部门、各单位不负责采购，可专心致力于生产。 2.可发挥集中议价功能。 3.价格形象一致。 4.利益控制较佳。 5.活动易于规划。 6.易掌握供应来源。 分散采购的缺点 缺点 ①分散的采购能力，缺乏规模经济。 ②缺乏对供应商统一的态度。可能因为总公司的高质量要求，采购超标物资造成浪费。 ③分散的市场调查。可能因分部利益与公司利益产生冲突时，不能代表公司利益。 ④在采购和物料方面形成专业技能的可能性有限。 ⑤对不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件。 内部控制制度 1内部控制是为了公司各部门充分发挥本部门职能，并监督协调互助其他部门的工作。 2内部控制是为了理顺各部门的关系，减少推诿和不作为行为。减少错误或杜绝舞弊。 3内部控制是为了明确各部门权限和职责。 4内部控制是为了贯彻公司战略意图的保障 5内部控制是为了各尽其能合理的维护公司整体利益的必要前提。 二、内部控制制度框架 责任授权管理 没有被约束的权力，必然产生腐败与失误 　　公司从总经理到部门主管，所有的权力都是有限的，被约束的。 授权管理的方法是通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。 授权管理的原则是，对在授权范围内的行为给予充分信任，但对授权之外的行为不予认可。授权通知书除授权人持有外，还下达公司相关的部门，这些部门一律按授权范围严格执行。 本文主要就实物控制下的采购制度等详细阐述 本文对财务控制下已经组织控制下和人员控制下的制度不详细阐述。 采 购 业 务职 务 分 离 控 制 采 购 需 要 申 请 必 须 由 生 产 或 销 售 部 门 提 出， 采 购 部 门 采 购 货 物 的 采 购 人 不 能 同 时 担 任 货 物 的 验 收 工 作 付 款 审 批 人 和 付 款 执 行 人 不 能 同 时 办 理 寻 求 供 应 商 和 索 价 业 务 货 物 的 采 购、 储 存 和使 用 人 不 能 担 任 财 务 的 记 录 工 作 付 款 审 核 人 应 同 付 款 执 行 人 职 务 分 离 记 录 应 付 帐 款 的 人 不 能同 时 担 任 付 款 职 务 采 购 循 环 中 的 内 部 控 制 对 采 购 循 环 的 各 项 业 务 建 立 职 责 分 工， 实 行 职 务 分 离 控 制 建 立 采 购 申 批 制 度 建 立 订 货 控 制 制 度 建 立 后 续 检 查 制 度 建 立 严 格 的 货 款 支 付 制 度 请购 采购 统购 验收 退货处理 供应商定期考核 采购预算 请购单 新工艺新方案 订购单 确定供应商 订购单验收 物料和数量 验收单 评估供应商 供应商分类 要求改善 询价市场调查 议价比价 物料采购制度 建立请购制度 各项目部门根据经营计划，结合预算指标，编制“采购预算书”。 在各项目部负责人和财务部门审核同意后，一式三份，一份送财务部， 一份送采购部门，一份留原请购单位。 各项目部门以收到核准的“采购预算书”为基础，填写一式三份申购计划单。 填写申购单时应写清楚品名、规格、用途、数量、品牌、技术参数，交货期限和编 号。由项目部负责人核准，交采购部门采购。交财务部门备案，交质检部门留底。 计划必须是切实和有效的，同时必须给采购部门必要的时间充分询价议价，大宗材料必须是提前一周报计划，零星材料必须提前3天报计划。特急材料采购部门充分配合。但不承担时效责任。 采购部门严格按计划采购物质，并提出合理化建议，当采购物质与生产部门有较大异议时，应以公司技术部门总工程师和总经理指示为准。 合同采购及支付以及后续管理 1采购部门根据计划，分合同采购和非合同采购两种方法处理。 2合同采购的原则是，适用在长期的大宗的物质和租赁设备上。 3首先由询价员提供三家以上合格供应方，由采购员或其他部门人员提供一家合格供应方，综合比价议价，寻找性价比最高，最符合公司要求的1到两家供应方为合同对象。 4公司指定的合约预算部为起草合同主体。采购部为合同细则的主要参与和监督方。在和供应商磋商 好合同后报公司决策层批准。 5询价员负责平时对合同价格的稽