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三一重工股份有限公司 管 理 制 度 在外配件收发货核对管理规定 QGZ/CW0801-2005 修订号 V2 实施日期 2007年11月1日 第 1 页 共 15 页 编制人 杜兴 更 改 记 录 标 记 处 数 更改依据 更 改 人 更改日期 审核人 戴应华 批准人 段大为 1.目的 保障公司在外配件资产安全和完整，规范公司在外配件核对业务流程，确保在外配件业务准确核算。 2.适用范围 适用于所有在外配件收发业务，包括分公司与总部收发配件；分公司之间调拨配件；同一分公司仓库之间调拨配件；销售发货；客户退货；维修换件、技改、赠送配件出库核销；呆滞配件返司等。 3.职责 3．1泵送服务公司负责在外配件出入库数据维护；在外配件保管；维修换件、技改、赠送配件出入库办理及单据收集；呆滞配件返司处理；分公司与总部之间异常订单落实。 3．2财务本部负责组织在外配件收发核对及账务处理。 3．3分公司负责组织配件收货验收入库，提供维修换件、技改、赠送配件有效单据。 3．4服务技术支持部负责维修换件审批（技改由研究院），负责配件发运至分公司。 4. 在外配件核对 4．1总部发货与分公司收货之间核对。 4．1．1分公司仓库收到总部所发配件后由分公司仓管员负责点验，并与发货清单进行核对，在收货单上签字验收，分公司配件会计负责进行监督。如有差异要求在24小时内将收货差异反馈泵送服务公司，由其在2个工作日内进行落实。 4．1．2若总部配件不是直接发往记账仓库，而是异地发货，收货人应为申请人，收货人应自收到配件后24小时内报告记账仓管员，并将签字后的收货验收单传真给记账仓管员，记账仓管员凭收货验收单办理入库手续。 4．1．3上上收货如有差异要求仓管员在24小时内将收货差异反馈泵送服务公司，由其在2个工作日内进行落实 4．1．4每月1日由总部配件会计将上一月份所有发分公司配件出库数据从系统中导出并（包括未通过系统制单而以手工制单发货，以下同）与本部SAP中的收入核对一致后转发各分公司配件会计。 4．1．5分公司配件会计将上月分公司与总部收发配件在途数据（即：上月收发配件核对调节表在途数据）发分公司仓管员。 4．1．6分公司仓管员根据配件入库数据（包括系统入库数据和手工入库数据）、分公司配件会计提供的上月在途数据与总部配件发货数据进行核对，并将核对情况（包括本月总部已经发货分公司未入库订单、分公司已经收货总部没有下达数据订单、上月在途订单价格差异、分公司收货差异订单情况）在每月7日前书面反馈给分公司配件会计。 4．1．7分公司配件会计需指导仓管员核对总部发货数据和分公司收货数据，并根据仓管员核对情况在每月10日前编制在外配件核对调节表并反馈总部配件会计和泵送服务公司（核对时可按发货订单来核对，如核对有差异，需按订单来提供差异明细）（一级仓库每月反馈一次在外配件核对调节表，二、三级仓库每季度反馈一次在外配件核对调节表）。 4．1．8分公司配件会计在编制调节表时请注明在途的具体原因，譬如：**月订单发货整单未收；**月**订单在途价格差异；**月**订单收货数量差异；**月退**月**订单；**月调整（或补单）**月**订单。 4．1．9总部配件会计每月对一级仓库在外配件核对调节表全部复核，对二、三级仓库在外配件核对调节表每三个月核对一次，且每月15日前提交复核报告。 4．1．10总部配件会计在每月12日之前将复核正确的各分公司在途订单汇总表提交给泵送服务公司，有关稽核人员负责对分公司反馈收发配件差异进行查实，每月25日前将查实结果书面反馈给分公司仓管员和总部配件会计：包括《**月在途订单汇总表》《**月收货差异明细表》《**月分公司收到总公司未下达明细表》。 4．1．11总部配件会计根据泵送服务公司稽查人员反馈的配件收发差异形成《**月配件核对通报》，并将反馈的书面结果整理成《**月配件收发货核对明细表》。 4．1．12在《**月配件收发货核对明细表》中形成了四种差异，分别处理如下：第一种是往月在途的处理，形成由服务总公司总经理审批的《关于将分公司配件未入库订单转挂责任人个人账的通知》，将相关责任人予以停发工资，并转挂个人责任账。第二种是当月在途的处理，由泵送服务公司稽查人员继续跟踪落实。每三种是已发未收数量差异的处理，如为总部少发货，于下月进行补发；如为运输公司损坏，由运输公司进行赔偿；如确实无法查清此差异形成原因，泵送服务公司于每月28日形成《**月配件收发差异处理报告》报泵送营销公司总经理处理；第四种是总部未发分公司已收的处理，此差异形成的主要原因是总部泵送服务公司制单员漏下达所致，由其在下月进行下达。 4．1．13总部配件会计负责跟踪在外配