民营企业档案管理勿“真空”.doc

民营企业档案管理勿“真空” 　　改革开放以来，由于多种因素的影响，民营企业档案管理工作没有得到足够的重视，企业档案意识不强，档案管理工作长期处于“真空”状态，远远不能适应新形势的需求。因此，不断完善、规范民营企业档案工作，不仅是档案工作服务于企业的需要，也是企业自身保持稳定、持久发展的需要。 　　民企档案管理问题多 　　改革开放以来，特别是我国加入世贸组织后，民营企业在激烈的市场竞争、国际化的市场博弈中已逐渐成熟，民营企业档案意识也被不断唤醒，档案工作也得到了长足发展。但客观地说，我国的民营企业档案工作发展还相对滞后，存在很多的不足，业内普遍认为相当一部分民营企业的档案工作还处于无人看管的混沌状态，不同程度地存在档案管理制度不健全、管理人员素质不高、档案设备不齐全、档案收集、整理、保管不规范和档案信息开发利用不到位等问题。 　　笔者曾对江苏省部分民营企业档案工作情况进行过调查，从调研情况看，目前民营企业档案工作已有相当的自觉性和发展水平，一些地区的档案管理部门在积极探索扶持和发展民营企业档案工作中走出了新路子，积累了丰富的经验。有的民营企业在自身发展中也越来越认识到档案工作是企业内部管理的重要组成部分，档案在企业生产、经营、管理和企业资产、产权、资信等方面所发挥的重用作用，个别企业主动请档案管理部门的人员前去指导，帮助建档，还有的企业直接聘请退休的档案管理人员到企业内部任档案员。但总的来说，民营企业档案工作发展还良莠不齐，尚不能适应民营企业发展的需要。 　　档案工作处于自发状态。据笔者调查，大部分企业已开展了不同程度的档案工作。其中已开展档案工作的占被调查企业的72%;尚未开展档案工作的仅占被调查企业的19%;未说明是否开展档案工作占被调查企业的9%.在调查的企业中，明确有档案库房的占90%，未说明库房情况的只占10%.这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。 　　橄榄分布，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型格局，水平不均衡。从其档案管理状况，可分为以下四个类型：一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的库房、档案人员办公室和档案阅览室;有专职档案人员，管理设施设备齐全;根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。 　　二是“上进型”。企业管理者有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来。 　　三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，需要时管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案管理人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个边缘工作，工作随意性较大。 　　四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管;无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”。这种类型在小型企业中比较多见。 　　档案管理无章可循，制度不健全。在调查中，民营企业普遍存在着档案规章制度不健全的状况，大多数只建有档案员责任制一项，而且还不能坚持严格考核，少数企业甚至都没有档案工作制度，甚至未形成归档制度，档案资料残缺不齐，四处分散。笔者调查的一家规模较大的公司，基建档案就存放在负责基建的人手中，技术档案就存放在技术部，产品档案就存放在销售部，人事档案就存放在办公室，工、青、妇、党、团档案就存放在工会，形成分散管理的局面。还有一些民营企业为了保守自己所谓的商业秘密，或是节约资金，不能执行档案业务人员持证上岗制度，聘请家属或是没有经过管理培训的人员来管理自己的档案。 　　从民营企业档案管理出现的这几种状况可以看出，以往很多业内人士认为民企档案工作总体上处于一种无序的、混乱的状态的看法是片面的。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。其实很多企业的管理者已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，特别是一些规模企业、明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。 　　民企档案管理的五大好处民营企业档案是民营企