2016年电大2015年电大办公室管理答案.doc

《办公室管理》单元作业题（1） 1．将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。 序号 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企） 1 文书撰写 接受上司的口头或书面指示完成信函 记录上司指令及会谈、会议内容 2 文书制作 复印资料 打印文稿及表格 3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函 信函和邮件的处理 4 档案管理 档案管理 5 会议组织 安排会议事务，并做好会议记录或纲要 记录上司指令及会谈、会议内容 6 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告 7 信息资料 准备好公司要公开的资料 收集及整理各种信息 8 信访工作 替上司接洽外界人士。如记者、工会职员等 接待宾客和员工的来访 9 接待工作 接待来访宾客 10 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系 11 督查工作 督导一般职员或速记员 12 日程安排 替上司定约会并做好记录 13 日常事务 阅读分类信件 通讯事务、电话 14 办公室管理 办公室环境的布置和整理 保管办公室设备及用品 15 其他临时交办的事项 以速记记下上司交待的事项 执行上司交办事项 16 替上司申报交纳所得税及办理退税 17 预定计划 外出办事，如银行、邮局等 18 整理资料 收集及整理各种信息 19 处理邮件 处理收件 20 筛选电话 整理来过的电话清单 21 总结日程 日勤表 2．办公用易耗品主要有：1.信封、信纸，2.软盘、光盘等，3.铅笔，4.圆珠表，5.签字笔或钢笔，6、修正液或修正带，7、印盒，8、各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等，9、小刀，10、日历等，11、其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮等。 文员工作的三个步骤有：1.计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2.实施步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行，上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施，配合上司预期的期限。3.检查的步骤，要分析计划和实际的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划-实施-检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。 4．按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 优先顺序表 审核 1、和王先生联络今天预定计划的变更 2、和司机联络今天预定计划的变更 3、拍发喜庆电报 4、复印下午的会议资料 5、准备奠基仪式 6、誉写原稿（今天截稿） 7、结算旅费 8、制作感谢信 9、整理档案 10、练习电脑打字 5．受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意和间接受意。受意方法要注意：1、善于领会上司意图，不要曲解上司意图，2、备好记录本，记录下指示要点，3、注意倾听，用心判断指示的用意，4、必要时可以提问，直到明了意图为止，但不要打断谈话5、如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度，6、接受指示后，要不失时机地贯彻实施。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。 《办公室管理》单元作业题（2） 论述题 同：A.都应先问好，再传达自己的信息；B.都应保持耐性、热情的态度；C.通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；D.都应简明扼要表达自己的意思。 异：A.打电话应首先查清楚对方的电话号码，接电话应等电话铃响2-4声就接听B.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍，接电话则没有这一步。 2．了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或各自应注意的问题。 邮件分检的一般标准有：A.按照收件人的姓名分检 B.按照邮件的重要性分检 C.按照收件部门的名称分检。 4． A.把需要上司亲自的信件先保存下来，并通知发信人已收到，告诉对方何时得到答复；B.上司指明在他不在时把收到的邮件转头某个部门或人员处理，应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间；C.上司授权处理一些应由他处理的邮件，应在全面掌握情况的基础上慎重办理，在回信上签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目；D.如果邮件很多，还可以制作邮件摘要表；E.如果上司习惯于每天给办公室打电话，应该把需要上司处理的每封信件的内容大致记录一下随时向上司汇报；F.如果上司在临走时留下通讯地址和电话，在处理邮件时遇到棘手的