认识电子文件：《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之一.pdfVIP

@ 谗。友{牛锈钾 0张 ，鹎孪 、a}工设便维普资讯 44 档案学通讯 1998年第 1期 认 识 电子 文 件 《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之一 中国人民大学档案学院 苎塞 70．7 [编者按] 近年来．电子文件 问题成为广大档案管理人 和档案学研究人员 新的关注．点。最近本刊编辑部陆续收到一些读者来信 ，希望阅读档案学院首届博士 毕业生冯惠玲 同志撰写的博士论文 《拥有新记忆—— 电子文件管理研究》。我们征 得作者的同意 ，于令年 1～6期连续刊登这 篇论文的摘要 、以飨读者。 电子 文 定义大约有 三条要点：一是用计算机生成和读 件 ”(Electronic 取 ，二是用数字代码记录信息，三是要符合 文 Records／Docu— 件”的要求。 ments)是 2O世 目前电子文件所采用的存储介质主要有硬 纪 中期 以后 出 ’ 磁盘、软磁盘、磁带和光盘。根据电子文件的信息 现的新名词 ，它 结构和用途，可以把它大致划分为文本文件、命 是计算机技术 令文件、图像文件和数据文件四种类型。 的伴生物 。因为 电子文件问世的时间还不长，与它往后的历 电子文件 中信 史相 比现在只是个婴儿。如果把计算机技术 比作 息是用数字表 它的母体的话，计算机软硬件技术及其通信、阿 达的，所以也有人称之为 “数字式文件”(Digital 络等相关技术的发展都会对它的生成 、保存和利 Records／Documents)。早些时候人们大多使用 用方式产生直接的影响。今天所描述的电子文件 “机 读 文件”(Machine ReadableRecords／ 特性 ，只能是今天情况的近似反映，随着时光的 Documents)这个概念 ．近几年渐渐被 “电子文 推移，它可能在一些方面发生变化 ，但既然这个 件”所取代。 婴儿已经出生，许多禀性、特征是会伴其终生的。 关于电子文件的定义，至今见到的还不多。 电子文件的特性主要有以下几方面： 国际档案理事会制定的档案术语 中定义是 ：“通 一 、 信息的非人工识读性 常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔 卡／带之上的文件／档案，它的内容只能通过机器 文件和人的关系之密切是不言而喻的，文件 来利用，并根据来源原则来组织安排。”美国联 由人的需要而产生，人要读文件、用文件 。人类或 邦管理法规中对电子文件的解释是；“电子文件 许未曾料到，现代技术造就的电子文件在给人类 包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录 带来极大方便的同时，与人的关系也发生了某种 在计算机能够阅读的任何一种介质上 ，并且符台 疏远 文件的定义。” 国际档案理事会电子文件委员 从远古的泥板 、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简 ， 会的定义更为简明：“电子文件是一种通过数字 到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人 电脑进行操作、传输或处理的文件”。概括上述 工可以识读的记录符号 人和文件信．臣关系的最 ，