重庆大学档案立卷归档业务培训-重庆大学档案馆.pptVIP

文档一体化文件材料立卷归档业务培训2007年5月25日 　　主要讲四个内容： 　　一、进一步强化两个意识和一个观念 　　二、目前归档工作中需要明确的三个问题 　　三、纸质文件材料的预立卷工作内容和方法 　　四、网络环境下文件材料立卷归档工作内容 　　　一、进一步强化两个意识和一个观念 　　　１．档案意识 　　　学校各职能部门工作活动形成　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　所有档案　　 　　　个人职务活动形成　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　 　　　２．归档意识 　　　 　　　 　　　提倡个人向档案馆捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。 　　　３．档案馆是永久保存档案财富的基地的观念 　　　学校档案馆是永久保存学校历史财富的基地，是学校档案利用的中心。 　　　国家是把档案馆定位为“四位一体”，即两个基地，两个中心，档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心和现行文件利用中心。 　　　二、目前归档工作中需要明确的三个问题 　　　１．明确归档范围　　　 　　　“归档范围”，文件材料归档和不归档范围。　 　　　归档范围的确定原则：以文件材料对日后工作是否具有查考利用价值　作为判断标准。 　　　存在的误区：归档范围由档案馆决定。 　　　归档范围确定：由各职能部门和档案馆共同确定。 　　　各职能部门　　清楚本单位工作的职责范围，工作中形成文件材料的内容、形式、价值，以及是否对日后工作具有查考利用价值。 　　　档案馆　　从档案工作业务方面把关。 ２．明确单位分管领导、各业务科室、兼职档案员在立卷工作中的角色问题 　　　　业务科室　形成某方面的文件材料 职能部门 业务科室　形成某方面的文件材料　有保存价值文件　　　归档保存 　　　　 业务科室　形成某方面的文件材料 　　　 　　　 　　３．明确电子文件归档的双备份的问题 　　“双备份”：同一份电子文件在归档时要求电子和纸质的同时归档。 　　三、文件材料预立卷工作内容和方法 　　文件材料预立卷　　文件材料的收集、归类等日常管理 　　　内容方法 　　　任务落实：职能部门的业务科室 　　　准备工作：为本科室的每一类文件准备一个卷皮； 　　　平时归卷：将平时工作中形成的文件材料即时归入所属类别之中；办公自动化系统形成的需要归档的电子文件，即时打印出来归类。 　　　目的　便于文件材料的平时积累、管理和利用； 　　　　　　保证归档文件材料的齐全完整。 　　　具体做法请参见《纸质文件材料预立卷工作方法》 　　 　　四、网络环境下文件材料立卷归档工作内容 　　网络环境下文件材料立卷归档工作内容： 　电子文件立卷归档。 　　　　　（这里的电子文件是指学校办公自动化系统中的公文） 　　　利用两个平台：办公自动化系统平台、档案管理信息系统平台。 　　　 　　　利用两个平台的无缝链接，将办公室自动化系统中流转的具有查考利用价值的电子文件进行网上立卷归档； 　纸质文件的立卷归档 　网上立卷、文件实体立卷。 利用档案管理信息系统，完成纸质文件信息网上立卷归档； 利用网上立卷成果，辅助完成纸质文件实体的立卷归档工作。 　　　网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下： 　　 　 　　 　（二）纸质文件的立卷归档 　　网络环境下的纸质文件的立卷归档工作内容： 　　　利用一个平台：档案管理信息系统 　　　完成两方面的立卷：文件信息网上立卷、文件实体立卷。 　　　工作流程：网上立卷　　辅助立卷　　实体立卷 　1、纸质文件网上立卷 　　　 　四大步骤，两个部门完成： 　 第一步，信息录入　　职能部门 　第二步，审核　　　　档案馆 　第三步，整改　　　　职能部门 　第四步，移交入库　　档案馆 　信息录入 　　　 　　第一步 文件集中、排序 　　　 　　第二步 信息录入 　　　　　　　　　　　　　 　档案馆审核 　　 　　档案馆对职能部门提交的文件信息进行审核。 　　 　 　　 　　 　　2、文件实体立卷归档 　　　兼职档案员在档案管理信息系统辅助下的纸质文件实体立卷归档，是在文件信息网上立卷基础上进行的。 　　　其工作内容主要为检索、打印目录、排序、加盖和填写件号章、装订等。 　　工作流程： 　检索文件 分别检索OA系统归档目录和手工录入纸质文件归档目录 　打印目录 　　分别打印出检索出来的目录 　排序、填写件（卷）号 　　　打印目录　　 指导　　 　纸质文件排序 　　　“件”归档文件　　 填写件号章 　　　“卷”归档文件　　 案卷封面上注明档号 　装订 　　　按照《重庆大学归档文件整理业务规范》对文件材料进行装订。 　归档 　　兼职档案员将装订完