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文秘技师培训 授课人：王跃萍 第一章 公文写作 本章为重点章节,无论是在理论还是实际操作中的分值比例都很大,因此要重点掌握 第一节 公文概述 本节主要学习公文的概念、特点、功能、分类与行文规则 一、公文的概念 是党政机关、社会团体、企事业单位为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。 二、公文的特点和功能 (一)1.由法定的作者制发 法定的作者是指依法成立并能 以自己的名义行使法定职权的组织及其领导人。如各党政机关、团体、企事业单位就是法定作者。它们的领导人是上级机关任命或经过选举后报上级机关批准产生的，也是法定作者。 2.具有法定的现实执行效用 3.具有规范的体式 4.履行法定的程序 (二) 公文的功能 1.公文是传达贯彻党和国家方针政策及各项指令的有效形式，在机关公务管理中发挥领导与指导作用。 2.公文用于发布行政法规、规章与采取行政措施，在国家行政管理、维护社会主义管理秩序方面发挥行为规范的作用。 3.公文是请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上的纵向联系的基本手段。 4.公文是沟通机关间横向联系的纽带。 5.公文具有较强的政策性、理论性与对实践活动的指导性。 6.公文是机关行政管理的真实记录，具有依据与凭证的功能。 三、公文的种类 （一）1、通用公文和专用公文 2、对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件 3、上行文、平行文、下行文 4、规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件 5、平件、急件、特急件（根据对处理时限的要求划分的） 6、收文、发文（机关内部按文件的来源划分） （二）通用公文的种类 1、规范性文件 2、领导指导性文件 3、公布性文件 4、陈述呈请性文件 5、商洽性文件 6、会议性文件 四、公文的行文关系 （一）什么叫行文关系 （二）行文方式 1、上行文 2、平行文 3、下行文 （三）处理行文关系的基本原则 第二节 公文的格式与稿本 为了保证公文的完整性、准确性和有效性，以及方便文书处理工作，国务院办公厅公布的《国家行政机关公文处理办法》对公文的格式作了具体规定。公文的格式包括公文的结构，样式和各种标记。 一、公文的格式 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首（亦称文头部分）；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体（亦称行文部分）；置于主题词以下的各要素统称版记（亦称文尾部分）。 一、公文的排版规格与印制装订要求 公文的格式是指公文的数据构成及各数据项目在载体（纸张等）上排列的规定。 (1)排版规格：正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 (2)用纸要求：公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1 mm。张贴的“通告”、“命令（令）”用纸幅面尺寸可根据实际需要确定。 一、公文的结构（一）眉首 一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。 １.公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿负责制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需要标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第１行。 《办法》规定带有密级的公文必须编号。如果发文机关认为有必要，也可以对不带密级的公文编制序号，如国务院文件都编有份数序号。 编制公文份数序号用阿拉伯数码。一般说来，应根据公文的份数来决定所编份数的位数，但至少应不少于两位，即“1”应编为“01”，如果单编“1”。 2.秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密。 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空1字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间不空1字距离。 3.紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。 根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。电报的紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平级”等四种。 公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 4.发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。 发文机关标识原则上应使用小标宋体字，一般用红色标识