【档案员培训资料】电子文件的收集、归档与电子档案的移交、接收课件V.pptVIP

四、电子文件的管理 2011年，中共湖北省委办公厅关于建立省电子文件管理联席会议制度的通知 四、电子文件的管理 （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 四、电子文件的管理 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 四、电子文件的管理 电子文件相关管理部门工作职责: 电子文件日常处理——各单位文秘和业务部门负责； 归档电子文件管理——档案部门负责； 提供电子文件管理信息化支持——信息化部门负责； 涉密电子文件的保密监督管理——保密部门负责。 四、电子文件的管理 各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件备份中心或者异地备份库。 五、电子档案的移交、接收 （一）属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。 （二）档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。 五、电子档案的移交、接收 （三）电子档案移交的基本要求： 1、元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据； 2、电子档案的文件格式按照国家有关规定执行； 3、电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息； 4、采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交； 5、档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。 五、电子档案的移交、接收 （四）电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。 （五）离线移交电子档案应当满足下列基本要求： 1、移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求； 2、移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒； 五、电子档案的移交、接收 3、移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测； 4、存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）； 5、移交载体内电子档案的存储结构见后。 五、电子档案的移交、接收 移交载体内电子档案的存储结构 五、电子档案的移交、接收 （六）档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。 （七）国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。 五、电子档案的移交、接收 （八）电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。 （九）国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收。 五、电子档案的移交、接收 （十）电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》,由交接双方签字、盖章，各自留存一份;《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。 （十一）国家综合档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。 五、电子档案的移交、接收 五、电子档案的移交、接收 （十二）国家综合档案馆应当对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。 （十三）国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。 （十四）国家综合档案馆对电子档案载体应当按照DA/T 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和DA/T 15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。 五、电子档案的移交、接收 五、电子档案的移交、接收 五、电子档案的移交、接收 五、电子档案的移交、接收 六、湖北省档案局(馆)电子文件(电子档案)管理工作开展情况 (一)电子文件归档管理和规范移交 2010年4月,为贯彻落实中办、国办联合印发的《电子文件管理暂行办法》，湖北省档案局印发了《省直机关电子文件归档管理与规范移交试点工作方案》，主要意图是初步建立省档案馆与省直机关档案室电子文件交流共享机制，为大规模推进党政机关电子文件管理工作积累经验。 六、湖北省档案局(馆)电子文件(电子档案)管理工作开展情况