企业信息管理培训教材.pptVIP

5.5.1 企业文献信息系统管理概述 1.企业文献信息系统管理的内容 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 2.企业文献信息系统管理的类型 （1）技术档案系统 （2）人事档案系统 （3）文书档案系统 （4）书、报、刊资料系统 （5）电子档案系统 ▲电子档案指的是归档后的、具有档案保存价值的电子文件的总称。 ①电子文件的含义 电子文件是能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质，并能在网络上传输的数字代码序列。 录像带、录音带不属于电子文件。 ②电子文件的优势 存储密度高、传递速度快、便于检索利用，可以大大缩短查档时间，提高工作效率；不同地区、不同单位之间很容易实现电子档案信息资源共享 ③电子文件的不足 一是缺乏历史凭证性，电子文件是数字化的，很容易被修改 二是计算机设备的依赖性，使用者无法从载体直接阅读 三是网络传输不安全性 ▲目前，从技术和管理的角度基本上解决了这个问题。 5.5.1 企业文献信息系统管理概述 1.企业文献信息系统管理的内容 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 2.企业文献信息系统管理的类型 3.企业文献信息管理的认识误区 认为：企业文献信息管理可以照搬图书馆、档案馆模式 ▲收藏与使用的矛盾 ▲图书馆：只注重收藏 利用是读者的事 ▲企 业：不仅注重收藏 利用是本企业的事 ▲收藏与清理的矛盾 ▲图书馆：收藏越多越古越全越好 现在没用也可供历史研究。 《妙法莲华经集要义镜注》 末页有6行题款， 印刷分工： 校者、取字、作字兼丁 5.5.1 企业文献信息系统管理概述 1.企业文献信息系统管理的内容 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 2.企业文献信息系统管理的类型 3.企业文献信息管理的认识误区 认为：企业文献信息管理可以照搬图书馆、档案馆模式 ▲收藏与使用的矛盾 ▲收藏与清理的矛盾 ▲图书馆：收藏越多越古越全越好 现在没用也可供历史研究。 ▲企 业：只能收藏对企业有用的信息 对企业无用的信息必须清除 ▲服务与责任的矛盾 ▲图书馆：如果不能满足读者需要 自身没有责任，也无损失 ▲企 业：如果不能满足企业需要 是工作失职，负有责任 企业因此可能遭受损失 企业不能照搬图书馆、档案馆的模式 5.5.2 传统纸质文献信息的管理 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 1.传统纸质文献信息的存储管理 传统纸质文献信息管理（档案管理）中的存储管理，又称档案保管工作。 其内容包括归档、登录、编目、编码、排架等环节 。 5.5.2 传统纸质文献信息的管理 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 1.传统纸质文献信息的存储管理 （1）归档 ▲归档的含义 归档是指企业将在生产、经营活动中不断产生的文献信息，在活动结束后由相关业务部门整理立案，定期移交给企业档案室集中保存的活动过程。 归档，不只是指文书档案、人事档案。 还有企业在研发中形成的科研技术档案、专利档案，生产活动中形成的产品标准、操作规程等管理档案，经营活动中形成的客户档案、营销点档案。 5.5.2 传统纸质文献信息的管理 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 1.传统纸质文献信息的存储管理 （1）归档 ▲归档的含义 ▲归档制度的内容 ①归档范围 上级主管部门的文件材料 本企业的文件材料 供应商、经销商、合作企业的文件材料 ②归档时间 一般应在第二年的上半年 有些文书处理和档案工作由一人兼管的企业，可以采取随立卷随归档的作法 ③归档案卷的内容质量和结构质量 案卷内容质量 ▲内容必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，完整无缺、系统有序，加设封面，便于保管和利用。 案卷结构质量 ▲结构要种类齐全，份数完整，不缺张少页，每份案卷可以组成一个保管单位，便于保管和利用。每份案卷的封面符合要求。 ④归档手续 移交人员说明立卷情况；档案室人员进行清点核对，交接双方签字，将案卷目录的副本交于移交单位保存。 5.5.2 传统纸质文献信息的管理 Management 5.5 企业文献信息