文秘时间管理与日程安排课件.ppt

第二节 时间管理与日程安排 时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。 案例分析 一、时间管理  （一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法  （一）时间管理的陷阱 1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”——拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息 1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直” 建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。 2. 不好意思拒绝别人 ——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝 3．“反正时间还早”——拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 4．文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 5．喋喋不休的“电话粥” 不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制 6．源源不断的信息 纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话 （二）跨越时间陷阱（返回） 要事第一 （ABC法则 ，大石头理论） 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的清理运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息 把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。 （三）ABC时间管理分类法 （重点分类法） 1、分类法的基本原理 事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数” 把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则） 2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-1 3、确定ABC工作的先后顺序 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性 5、实行ABC时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作 C 分析 三类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。 F 每天坚持如上步骤 二、日程安排 （一）日程安排的内容 （二）日程安排的基本要求 （三）日程安排的形式 （四）日程安排的注意事项 （五）日志系统 （一）日程安排的内容 　 　　 　　　　 （二）日程安排的基本要求 1、统筹兼顾 2、安排规范 3、效率原则 4、突出重点(ABCD法则) 5、留有余地 6、适当保密 7、事先同意 　 （三）日程安排的形式 1、年预定表、 2、月预定表、 3、周预定表、 4、日预定表（日程表） 年预定表 （未完） 月 预 定 表（未完） 周预定表（未完） 22日(一) ～ 28日(日) （四）日程安排的注意事项 以记叙、说明为主要表达方式。 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 是否已处理完工作，一般都应注明结果。 （五）日志系统 1、日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。 一般分为两种类型： 纵——以时间为线索; 横——以事务为线索 。 　 2、日志的方法 （1）手工填写的工作日志 （一本为上司用，另一本为自己用） 工作日志通常两本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实 8、协助和提醒上司执行日志计划 注意事项 秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁 若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达