档案管理学之档案的检索工作.pptVIP

教学目标： 1、了解档案检索工作的内容和意义。 2、了解档案著录的内容，档案主题标引和分类标引，掌握档案著录的项目、符号、著录格式和档案标引。 3、了解档案检索工具的种类，掌握分类卡片、主题卡片、分类目录、文件目录、文号目录、全宗指南的编制方法。 教学重点： 档案著录的内容。 教学难点： 档案著录的规则和方法。 档案的检索工作包括两个方面： 一是档案信息的系统存储。 编制检索工具 二是档案的查找。 利用检索工具 这两个过程是密切联系的，存储是查找的前提，查找是存储的目的。 （一）存储阶段的主要内容 1、著录标引 著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来。对每件（卷）档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。 2、组织检索工具 组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具的过程。各种检索工具共同组成检索工具体系，它是著录标引的结果，也是查找利用的基础。 （二）查找阶段的主要内容 1、确定查找内容 确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识。 通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。例如： 著者=司法厅*主题=争先创优 表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，且 “主题” 字段内含有“争先创优”。AND 著者=司法厅+主题=争先创优 表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，或者 “主题” 字段内含有“争先创优”。OR 著者=司法厅-主题=争先创优 表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，且 “主题” 字段内不能含有“争先创优”。NOT 2、查找操作 档案工作人员根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。 档案能否及时、准确地提供给利用者，在很大程度上取决于检索工作。 （二）档案检索工作是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 档案检索工作，首先要编制各种各样的检索工具，在编制检索工具的过程中，可以发现档案工作中存在的问题，如档案收集不齐全、保管期限划分不正确、统计数字不准确等问题，然后及时采取措施加以改进。同时，还可以深入开发档案信息资源，发现档案的某些潜在价值，促进档案管理的科学化。 （三）档案检索工作是档案业务工作中的一个独立环节 档案检索是档案部门的一项经常性的业务工作。档案检索过程主要是大量地存储档案线索，有计划地建立档案检索体系，为查找档案材料提供手段，为利用工作打下基础，所以它既属于利用工作的范畴，又具有基础工作的性质。检索工作的内容和独特作用，是其他环节所不能包括和替代的。 随着现代科学技术的发展，档案检索工作已由原来的主要以手工检索为主逐渐向以电子计算机检索为主的方向发展。现在通常是手工检索和电子计算机检索两条腿走路。 第二节 档案检索语言（略） 一、 档案检索语言及其作用 （一）档案检索语言的含义 检索语言也称标识语言或标识系统。是根据检索的需要而编制的专用的人工语言，是表示档案文献内容信息及其相互关系的概念标识系统。 档案检索语言是档案信息存储和档案信息检索过程的统一。 在存储信息时，标引人员首先要用检索语言标引档案的主题内容，形成各种检索标识并纳入档案信息检索系统中。在档案检索时，根据使用者的要求形成提问标识，从检索工具中找到该提问标识所标引的档案文献。 可以说，档案检索语言是档案检索系统的重要组成部分，直接影响着档案检索质量的高低。 （二）档案检索语言的基本特点 一是单义性。检索语言的单义性是指一种检索语言只能代表某一种特定含义，不能为其他语言所替代，从而达到一词一义的目的。档案检索语言对一词多义和一义多词的现象严加控制，否则，将造成检索语言的不匹配，无法实现检索。 二是专业性。档案检索语言的词汇及其编排都要符合档案的特点，以便于档案的标引与档案的查找利用。 （三）档案检索语言的作用 1、标识档案的主题内容 档案的主题内容是通过各种各样的档案检索语言标识出来的，往往一个案卷可以用多种标识语言从不同的侧面揭示其主题内容，从而为多方位的检索提供便利。 2、作为概念转换的依据 在档案标引和检索过程中，都需要对档案内容和利用者提问的内容进行主题分析，并将其主题概念转换为检索标识，检索语言作为概念转换的依据，能使检索标识更加明确、更加规范，达到实现检索的目的。 3、揭示检索标识之间的逻辑关系 每一种检索语言都以其特定的体系或方法揭示检索标识之间的逻辑关系，从而使检索语言形成一套概念体系，方便扩检和缩检。 4、对