沟通信息组织策略教材.pptVIP

第4章 沟通信息组织策略 信息组织策略 如何组织好各种信息是沟通者制定沟通策略的关键。只有当沟通者组织好清晰的概念传达给受众时，才能实现有效的沟通。因此，优秀的沟通者在管理沟通实施之前，要思考如何合理组织沟通信息，以达到沟通的预期效果。 信息组织关键： 沟通目标、论据观点、内容组织、逻辑组织 沟通目标 对于指导性策略，沟通者的目标是要求受众接受沟通者的观点，或产生所期望的行为或结果。 对于咨询性策略，沟通者的目标则可能是为了获取某种信息、得到某个结论、或者是得到对方的支持。 咨询性沟通目标确定需要考虑的问题： 首先，要注意灵活原则； 其次，要明确主导目标； 其三，要界定好总体目标、战略、策略和任务之间的关系。 目标：提高产品的销售量。这是你真正的现实沟通目标。 战略：要下属意识到这次沟通的战略意图是为实现更高的 持续性发展前景。 策略：获取部门发展的新出路。大家可以讨论如何提高广 告预算、如何获得更大的公司支持等问题。 任务：向高层领导提出预算建议。通过沟通，让下属考虑 雇佣更多的销售代表去开发有潜力的出路；在公司 计划会议上提交建议；开发广告和公关计划。任务 是总体沟通目标规范下的一系列辅助目标和具体沟 通目标。 论据观点 沟通者在观点的明确上，要注意以下几个提出观点的基本要求： 明确自己的立场，并分析反对方的立场； 就评价一种状态提出发现和建议所蕴涵的愿景； 提供可靠的信息； 提供不同的（常常是冲突的）价值观和利益； 其他观察者和参与者的意见； 要着眼于事实、价值、意见，不能采取中性的态度。 落脚点——把你的观点融入到行动中去 讨 论 机械行业某企业的生产部门主管和技改部门主管在一次公司例会上，就技术改造的投入策略展开争论：生产部门经理A认为，公司现在的当务之急是降低成本，不要在效益不好的情况下，还加大技术改造的力度，他认为那样做是“找死”；而技术改造部门经理B认为，如果现在再不加大技改投入力度，将会阻碍资本扩张、延迟新技术的采用，这无疑是在“等死”。 问题：双方能否在目标上得到统一？怎样统一？ 讨论分析： 针对两人观点，双方要达成共同的认识，必须从公司高度来寻找共同的目标，再从共同目标出发去寻求说服对方的理由。因此，双方在沟通中，就可能先在行动目标上先得到统一，最终在总体目标上达到一致。 内容组织 沟通内容确定的两个基本原则： 根据受众需求来组织内容； 根据自身希望强调的信息来组织内容。 讨 论 不同对象的信息内容安排 假设您将在一个较忙的时候去休假，在休假前，您要向领导请示，并要向同事和下属交代一些事情。 问：您在领导、同事、下属面前，怎样沟通（表述）？ 信息的有效强调原则 千万不要将沟通的重要内容“埋葬”在中央； 开场白和介绍部分至关重要，要特别精心设计； 应将重点信息放在显著位置上，或开头，或结尾，或两者兼有。 4.1.4 逻辑结构 在信息结构的安排上，要分析内容、论证和结构的组合和统一。 首先，从信息的论证分析； 其次，要提出具有说服力的论据； 其三，信息结构的合理安排。 4.2 信息表达策略 全面对称 简明清晰 注重礼节 具体生动 4.2.1 全面对称 讨论 为什么在沟通中会出现不完全信息? ----背景、观点、态度、地位、经历等方面的差距 全面对称原则： 所传递的信息是完全的 所传递的信息是精确对称的 完全性识别标准 沟通者传递信息和受众接受信息相等；双方理解的信息是精确对称的。 建议 ----提供所有的必要信息 ----回答所有问的问题 ----必要时补充额外信息 必要信息的含义 就是要向沟通对象提供5W1H，即谁(Who)、什么时候(When)、什么(What)、为什么(Why)、哪里(Where)和如何做(How)等六个方面的信息。 在提供全面信息的同时，沟通者还要分析所提供信息的精确性，如分析数据是否足够、信息解释是否正确、关键因素是什么等问题。 信息的完全性，就是要求沟通者回答全部问题：以诚实、真诚取信于人。 沟通信息的精确性，就是要求沟通者根据沟通环境和对象的不同，采用相应的语言表达方式，并采用正确的数据资料，让沟通对方精确领会全部信息。 一是采用正确的语言层次； 二是在信息内容上要注意其正确性； 三是采用能为信息接受者所接受的写作模式。 【小事深思】 秀才买柴 话说大唐末年，正值兵荒马乱之时，物资奇缺。隆冬时节，有一秀才去买柴。他对卖柴的人说：“荷薪者过来！”卖柴的人虽然听不懂“荷薪者”（担柴的人）三个字，但是听得懂“过来”两个字，于是把柴担到秀才前面。 秀才开口便问：“其价如何？”