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办公室建设培训资料 文件管理： 1、向总部打请示有两种途径一种是以申请单的形式，一种是以红头文件的形式由子公司企管办向总部行文。 2、公文管理主管部门——企管办是子公司内部公文工作的唯一管理部门，其他科室不得擅自拟定自己的红头，严禁不经过企管办统一行文、统一办理而随意乱用红头，并不得越级报送。 3、内部发文均以企管办名义或者公司名义发，处理通报必须以公司名义发文，对外报送的均以公司名义发文；其他任何科室无权发文。 4、请购物资请示：需写明购买原因，物资型号、单价，以及总费用金额，且需得到财务总监签字确认以及总经理的同意；同类物资不能一次性报请多份文件，如需同时请购，必须汇总成一份文件报送；不同类物资如需同时请购，必须按物资种类分开行文；比如生产设备和办公设备不能在一份请示中。 用章管理： 用章应遵循以下流程: 1、申请用章人填写公司用章审批表，并由部门负责人对材料的真实性和业务角度审核、签字（审核的内容包括审核的后的落款签字）。 2、法务、技术、财务部门相关人员对法律性用章材料进行法律审核，并签字。 3、企管办主任核实上述人员签字的真实性、用章审批单填写的完整性、用章文件的规范性与真实性。用章材料内容涉及技术、财务等部门业务的，应送交相关部门负责人审核签字。（审核的内容包括审核后的落款签字） 4、呈报总经理最终审核并签字。重要文件由经理提交集团分管总裁进行审核、签字。（审核的内容包括审核后的落款签） 5、对用章材料盖章，并留存用章单。 用章审批表备注： 1、申请用章文件名称一栏：要写所需用章文件全称 2、用章次数：用几次写几次 3、用途：盖章文件用途 4、文件留存：必须保留用章文件原件或复印件，如果是复印件请用章人复印后自觉送到企管办留存！ 为规避在签订合同及履行合同过程中产生的法律风险，现再次强调，各子公司、各科室必须严格按照合同管理制度及印章管理制度的要求执行，特别就以下两点制度进行重申： 一、了解对方的基本情况、签约资格 若对方是公司法人主体时，应留存年检后的营业执照复印件及尚在有效期内的许可证件；若对方是自然人等非法人主体时，还应留存经其签名的身份证复印件，并记录家庭住址、电话等信息。 二、各子公司应严格执行公章保管、使用制度 杜绝盗盖、偷盖等违规行为。在用章时，除在合同末尾签章外，还应当加盖骑缝章，以避免部分客户换页、删改、添加合同条款。另，各子公司业务人员应当尽量采取对方先签字、盖章的方式订立合同。 希望各子公司、各科室严格执行上述要求，杜绝合同风险的发生。 小车管理： 集团董事局办公室对子公司小车管理负有行业管理责任，主要包括制定管理制度，编制培训教材，指导、检查和监督制度执行等。对子公司小车管理，子公司总经理负有最终领导责任，企管办主任负有直接管理责任。 小车使用应遵循以下流程: 档案管理： 由于我公司初成，尚没有建立档案室，档案管理制度也相对不完善，现对几种经常用到的档案资料明确具体要求： 1、借阅单：当借用公司各种证件、文件的原件或复印件时要填借阅单。针对文件材料归档借阅的相关管理规定：（1）借阅档案要履行借阅手续；调阅档案只限在阅档室查阅，不能带出；必须带出阅档室查阅的，要经过办公室主任批准，借阅时间一般档案最长不超过10天，如继续利用必须履行续借手续再次登记借阅时限；（2）借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，如故意破坏档案实体，报总经办按公司相关管理规定追究当事人责任；未经批准不得复印档案，否则按违反保密原则追究当事人责任；（3）借阅的档案归还时，必须当面交接清楚，如发现遗失或损坏，应立即向领导汇报，提请总经办进行处理，同时做出相应的补救措施；（4）外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总经理批准后借阅，但不能将档案带出阅档室；确实需要摘抄档案必须经办公室主任批准。 2、档案利用效果：当利用公司档案时所需填的表 3、印章外出借用登记表：印章原则上不得带出公司。确因工作需要将印章带出使用的，必须使用《印章外出使用交接表》包含印章印模、借阅日期、借阅原因、借阅人、审核领导以及归还时间、归还印模，经集团董事局办公室总经理（或授权人）或子（分）公司总经理批准后由两人共同携带使用。 4、《印章审批单》和用章资料作为用印凭据由集团办公室或子（（分）公司企管办留存一份，定期整理后交档案员归档。 5、另根据集团总部规定凡中小型企业，并不具备拥有专职档案员的条件，由各科室文员兼任档案员一职，负责本科室档案管理工作，并积极协助、配合所属子（分）公司企管办顺利完成档案管理工作。 以上便是吉林宏润食品有限公司根据办公室建设板块所涉及的具体问题，而进行的关于文件管理、档案管理、用章管理、小车管理等制度及执行模板的培训。望各参会人员认真学习，加强贯彻落实，并按照要求严格执行。谢谢合作！