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* 练习： Step 1:列出若干工作事务，将其放进象限2中。 Step 2:在最耗费你注意力的象限边上打勾 Step 3:你得出什么结论？我们的目标是把精力放在关键成果区(KRA), 如把时间放在第2象限，把事情都扼杀在摇篮里，这样转移到第一象限的事情越来越少，你就成为一个从容人，有效的人，对公司和对自己有益。 Q: 是不是第3象限的工作没有必要做呢？第3象限的事情对你不重要，却对别人重要，虽然对你没有价值，但能帮助别人达成目标。不是对自己不重要的事情的可以不做，因为可能导致公司/部门的目标不能完成 (小我与大我) * 原则 4D告诉你什么时间做哪个象限的事情，处理方法 哪个象限需要你更多的精力？第2象限 do it later。最有挑战性，因为这个象限的事情没有限期，没人催你，只有自己有计划去做，记在心中自觉做。多做第2象限的事情，个人的影响力才会加强，才更有能力去解决第1和3象限的事情。 * 我的一个朋友是一家购物中心的经理，负责商铺租赁的工作。我曾经问过他，做什么可以提升他的业绩。他说，与承租购物中心的各商店老板建立良好关系最有帮助，很显然，这属于第二类事务。可是以前，他只有不到5%的时间用于其上。这也难怪，太多的事情使他们分身乏术：开会，写报告，应付高层检查工作，打电话已使他精疲力竭。就算是跟各店主接洽，也都是关于收租金，讨论分摊广告费等等令对方不愉快的事。而店主就希望购物中心的管理者能帮助解决问题，而非制造问题。在厘清经营目标后，他把1/3的时间改进与各店主的关系。一年半左右，不但业绩提高四倍多，他也成为各店主的倾听者，顾问，不再是监督者或警察。 * 具体方法： 1991年，施瓦布公司邀请管理大师 I.V. LEE 做企业顾问，如何更有效利用时间？IV跟施瓦布跑了一个月，上班和下班。最后他提出了这3条建议。施瓦布问他收多少钱？IV说先试用半年再决定给我多少钱？半年后，施瓦布觉得成效很大，付给IV 25,000美金。相当于今天100万美金。虽然这是100年前提出的，但是到了今天大家仍然觉得它很重要。让我们来一起看看…… * 制订计划需要注意的地方： 把最优质的时间做最重要的事情，精力差的时候做些不重要但必须做的事情 充分预计时间，预计事情的持续时间 如果工作不在生产第一线上，你大有混水摸鱼的机会。这是公司的损失，而损失最大的其实是我们自己，浪费时间，永远不会成功。计划的好处是防患于未然，安心工作，驱除罪恶感；订了计划，并且按计划行事，可以改善家庭生活 * 要求： 把你将要做的事情写下来 区分重要性A 和紧迫性 B，既重要和紧迫的事情标记AB，并且按照事情的重要程度排出顺序A1A2A3；B1B2B3等 (不要因为事情急就认为它重要) 把所有A和B的时间分别加起来；如A的事情需要多长时间；根据事情的重要性，决定需要多长时间 把可以授权的事情(通常是紧迫不重要的事情)打勾。每个人在别人心中都有一个感情帐户，当你为对方做了一件好事后，你在对方的帐户中多了存款。反之，存款减少，甚至透支。平时注意多存钱进对方的感情帐户 (第二象限的事情) 积累经验找些方法授权给一些看来不可能授权的人，只要你想办法解决了他们担心的问题 参见那一栏与沟通记录联系起来，后面讲 隔行写，便于补充和修改； 用铅笔写，可以修改 * Q: 最先填的应该是什么事情。有时间要求的，如会议，午饭等 选择管理，选择做哪件事，什么时候做？先把time log 的B，紧迫性的事情填过来 如果所有的事情都是B，用20/80原则把跟你KRA非常相关的事情进行排序 所有时间加起来的总时间不要超过6-7小时，留些时间给不速之客。视职位高低而定，如总经理被打扰的机会很少，职位低的同事要预留多点时间。或根据自己的经验 不增值事件：跟KRA，核心价值，个人目标无关的事情。一些空隙的时间可以用来做这些事情 (因为不够用来做一件A或B的事情) 一天工作中平均不被打扰的时间段是8分钟，不过人是习惯于被打扰 把时间和事件匹配起来，避免被打扰 每天记得放一些固定的时间在第二象限，这样扩大你的能力，可控制范围越来越大，这样解决第一象限的事情越来越快，事件越来越少，控制能力越来越强 * 四大要素中，哪一种是自己可以掌握的？我们一起来看看如何减少下属占用的时间。大多数管理者浪费许多下属占用的时间，对此他们甚至懵懂不知。 为何主管没时间，下属没事做。每个人的可支配时间有限，通常这些时间大多被下属占用，帮助他们解决疑难问题。任何能减少下属占用时间，就能够增加他们的可支配时间。 故事：现在是周一早上10点，你经过前庭准备回公司参加一个会议，一件自己可支配的任务，你认为有意义的事情。这时候，主管小王迎面走来，对你说：经理，早上好。对了，我们这里有个问题。这句话立即让你停下脚步，听着小王当面把问题的来龙去