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ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 目录 1 序言 1 2 启动ACCESS 系统2 3 创建新的数据库3 4 创建表5 5 创建查询 11 6 创建报表 18 7 创建窗体23 8 设置启动窗体37 9 结束语39 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 1 序言 Microsoft Access 是Microsoft 公司推出的在Windows 环境下运行的新型关系数据库软件。 它为数据库的访问编辑和数据的处理几乎达到了“人性化”的程度；即日常工作中人们对于 事物的处理需要什么、系统便设计什么、提供什么。在学习Access 之前， 们先了解一下 什么是“数据库”。 们举个例子来说明这个问题：每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系， 们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或 地址就很方便了。这个 “通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电 话等信息就是这个数据库中的“数据”。 们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的 个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底， 们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号 码这些 “数据”。 实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”， 在 们的生活中这样的数据库可是随处可见的。 什么是数据库管理系统呢？ 图书管理员在查找一本书时，首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号，然后在 书库找到那一类书的书架，并在那个书架上按照书号的大小次序查找，这样很快就能找到 所需要的书。 数据库里的数据像 书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行。 如果所有的书都不按规则，胡乱堆在各个书架上，那么借书的人根本就没有办法找到他们想 要的书。同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，让人无法查找，这种数据集合也 不能称为数据库 。 数据库的管理系统就是从 书馆的管理方法改进而来的。人们将越来越多的资料存入计 算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程 后来就被称为数 据库管理系统，它们可以帮 们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。 们将要学习的Access 也是一种数据库管理系统。 1 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 2 启动ACCESS 系统 可以从不同动的途径进入ACCESS 系统。 1. 首先，介绍最基本的方法。单击 “开始”按钮，如 ： 2. 选中“程 ”，如下 所示，选中“Microsoft Access ”。 3. 如果，你在桌面上已创建了ACCESS 的快捷方式，直接点击快捷方式图标，进入ACCESS 系统，如 ： 2 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 3 创建新的数据库 1. 进入ACCESS 系统之后，首先出现如下 所示的新建向导。用户可以进行各种选择。 2. 如果要新建一个空的ACCESS 数据库，如下图所示，用鼠标点击空白数据库。 3. 屏幕上出现 “文件新建数据库”的对话框（如下图），提示应该给建立的数据库文件取 个什么名 ，并且将它保存在计算机的哪个目录下。 3 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 默认的存储目录是“My Document”， 们将数据库保存在此目录下。你也可以选择其他的 目录，保存数据库。将正在建立的数据库取名为“testdb ” （也可以自己指定文件名称）。 在完成了这些工作后单击窗口右下角的“确定”按钮 最后，单击创建按钮，新数据库这一步就完成了。如图所示： 4