普陀区教育系统档案实务培训..ppt

三、档案编研工作 （一）大事记 各个单位应将编写大事记作为日常工作来安排 当月记载 隔月印发 年终汇编成册 （二）基础数字汇编 是以数字的形式反映一个地区、一个单位或某一方面基本情况的参考资料。市根据实际工作需要，选取散存于档案中的有关统计数字进行汇总的工作。对于掌握情况、研究问题、总结经验、制定计划以及进行宣传教育，都有重要参考作用。 种类有综合性数字汇编和专题性数字汇编。 如《****学校基础数字》，可将历年教职工人数；党、团员、其他党派人数；学历；职称情况；开班情况；招生人数；毕业人数；财务情况；教育设施投入等可进行量化分析的情况进行全面的统计。 （三）组织沿革 是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料。 1、基本概况 单位成立和撤并的时间和原因、名称演变、隶属关系的变更。（机关、事业） 2、单位性质任务（事业单位） 3、内部机构设置、职能 4、下属单位 5、主要领导人情况 （四）全宗介绍 全宗介绍是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料，又称全宗指南，是一种书本式检索工具。 1、立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要地叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。 2、全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗介绍的主体部分。其叙述方式，首先介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容，第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情况。 3、全宗介绍的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果），有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况（自编参考资料的种类、数量）等。 （五）全宗卷 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 1、 全宗卷编制原则 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用 2、全宗卷的主要内容 四、科技档案的立卷整理 (一）基建档案 （二）设备档案 1、设备设施档案归档范围： （1）设备设施订购的文件、合同、订货单（卡） （2）随机的全部技术文件（装箱证、合格证、使用操作维修说明书、结构图纸和线路图、备件规格、验收清单等）。 （3）安装调试记录及验收报告。 （ 4）、使用过程中，定期检修记录和更换零部件记录，重大故障及处理记录等。 2、设备档案收集与整理、分类、立卷 （1）收集：单位档案人员应参与设备验收，验收合格后，设备的随机全套资料，及时移交档案室，统一积累和集中保管。 （2）分类整理、组卷：按用途分类组卷，将一台或一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列。 （3）编目、立卷：一个保管单位编一个流水号，一件编一个件号，然后编写卷内目录、备考表和卷面。 五、实物档案 六、声像档案的立卷整理 谢谢大家 ** 学校2007年度科研计划 责任者填写：** 学校 科研室工作计划 责任者填写：** 学校科研室 科研组长年度工作计划 责任者填写：科研组长姓名 文号：文件的发文字号； 题名文件的题名： 没有标题或标题不规范的，可自拟标题； 例：通知、请示等过于简单的文件标题 会议记录将每次会议主要议题输入 简报将主要信息内容归纳输入 介绍信存根将第一份登记全称，后面的只登记具体名字，3个同志或6个同志登记一条目录。 上级下发的干部任免通知书涉及本单位人员的将本单位人员名字纳入文件标题组成题名输入。 在整理文件材料时，经常遇到一些表格，常见的如统计报表、各种申报表、审批表、调查表等 编制卷内目录的方法一般有三种： 一种是，如果表格作为一份正式文件的附件，一般正文的末端会标注“附：xxx表”的字样，这种情况下，抄写卷内目录时，可只登记正件，不登记附件。 第二种是，表格作为一份正式文件的附件，但未在正文的末端标注附件，这属于公文处理不规范的问题，为了检索的方便，必须逐份登记卷内目录。 第三种情况是，表格作为独立的文件出现，如年终统计报表，这种情况，抄写卷内目录也须逐份登记，可以照实登录每份表格文件的名称和责任单位，也可以第一份文件登记全称，后面文件只登记责任单位。 日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标