Office在证书批量制作中的应用.docVIP

Office在证书批量制作中的应用 　　摘要：本文以打印1099份证书为例，重点介绍如何灵活使用Office中的Word、Excel，批量制作、打印证书的一些操作技巧。 　　关键词：Office 证书制作 批量打印 技巧 　　批量制作和打印各类证书是日常办公的事务性工作之一。本文将介绍在Office中灵活运用Excel和Word，实现批量制作、打印证书的一些技巧，希望能给大家一些启示。 　　当前的工作任务是打印1099份证书。整个操作分为三部分：一是整理学生信息；二是设计证书模版；三是在证书模版中调用整理好的学生信息，实现批量的打印。 　　1 学生基本数据的整理 　　当前在学籍管理系统中导出的学生信息如图1所示： 　　图1 学生基本信息表 　　要打印的证书，有姓名、性别、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、毕业年、毕业月、学制、专业、学位类别、证书编号、发证年、发证月、发证日等十七项。 　　先调整学生信息表中的相关字段，使表中字段与证书中相应的空白处内容对应。 　　1.1 证书中姓名、性别内容可以直接调用学生信息表的姓名、性别字段。 　　1.2 证书中出生年、出生月、出生日内容的处理。 　　在学生信息表中，有八位的出生日期信息，首先截止年份、月份、日等信息，使用的技巧是使用Mid（）函数。 　　1.2.1 在Excel中，打开“2014工士学位证”工作表，将光标移到E列，单击“插入”菜单，在下拉式菜单中选择“列”，将光标移到E2单元格，输入公式“=mid（d2，1，4）”回车，截取年份；将光标移到E2单元格右下角，当光标变成“+”时按住鼠标左键向下拖动，通过复制公式，得到全部学生的“出生年”信息。 　　1.2.2 将数字形式的出生年信息转换为中文。在打印好的证书中，数字通常以中文的形式出现，比如，数字的1992打印为“一九九二”，这里使用的技巧是自定义宏函数[1]。①在F列插入一空列，在F1单元格中输入信息“出生年”。单击“工具”菜单，在弹出的菜单中选择“宏”→“Visual Basic编辑器”。②进入Visual Basic编程环境，单击“插入”菜单，在弹出菜单中选择“模块”，自定义宏函数Change（）： 　　Function Change（M） 　　Change = 　　L = Len（M） 　　For i = 1 To L 　　N = Mid（M， i， 1） 　　Change = Change + Application.Text（N， [DBNum1]） 　　Next 　　End Function 　　单击“文件”菜单中的“关闭并返回到Microsoft Excel（C）”，返回到Excel编辑界面。 　　在F2单元格中输入公式“=Change（e2）”回车，调用自定义的宏，将e2单元格中的数字内容转换为中文形式，如图2。 　　图2 出生年信息转换为中文数字 　　将光标移到F2单元格右下角，当光标变成“+”时按住鼠标左键向下拖动，通过复制公式，将E列中全部的年份数字信息转换中文。 　　1.2.3 按照同样的操作技巧，在F列后面插入四个空列，G，H列分别为截止出生月份信息、中文形式月份，I，J列为出生日信息、中文形式日。 　　1.3 手工录入处理证书中入校年、入校月、毕业年、毕业月内容。①在L列插入一空列，在L1单元格输入信息“入校年”，在L2单元格输入文本信息“二○一一”，然后向下填充L列中的单元格；②在M列插入一空列，在M1单元格输入信息“入校月”，在M2单元格输入文本信息“九”，然后向下填充M列中的单元格；③在O列、P列各插入一空列，按照步骤1和2的方法，生成“毕业年”、“毕业月”字段内容。 　　1.4 证书中学制内容的处理。 　　在学生数据表中，学制为数字“3”，证书中打印为“三”，处理的技巧是直接调用前面定义的宏函数。 　　在S列插入一空列，在S1单元输入信息：“学习时间”，在s2单元格输入公式“=Change（R2）”回车；通过复制公式，将R列中全部的学制数字信息转换中文。 　　1.5 证书中专业、学位类别的内容与学生信息表的信息是一致的，不需要处理。 　　1.6 证书编号内容的处理。 　　证书的编号共16位，以字符“Z”开头，其后的10位信息“1205142014”是固定的，最后面的四位是流水编号。介绍一个小技巧，把证书内容分为两部分：前半部分定义为字段“证书1”，内容固定为“Z1205142014”，后半部分定义字段为“证书2”，四位数以0001开始，通过自动填充来编号。 　　在学生数据表T列插入一空列，T1单元格输入信息“证书1”，T2单元格输入信息“Z1205142014”，复制并填充T列其余的单元格。 　　在U列插入一